При здійсненні на підприємстві складається величезна кількість різноманітної первинної бухгалтерської документації, оскільки всі дії, що проводяться, повинні мати підтвердження на паперовому носії.
Одним із подібних документів є журнал обліку прийнятих і виданих касиром грошей, який має свою власну уніфіковану форму КО-5.
Що це за документ?
У цій книзі відображаються подібні операції, які мають певну економічну сутність та обґрунтування. Пов'язані вони з передачі готівки і фінансових документів від посадової особи іншому: від головного (старшого) касира рядовому касиру – початку робочої зміни, й у зворотному порядку – під час закриття зміни .
Журнал заповнюється для того, щоб максимально точно фіксувати безпосередній факт передачі зазначених матеріальних цінностей, і використовується лише в тому випадку, коли є центральна каса та каси підрозділів. Звичайно, якщо до штату організації входить лише один касир, то зазначений регістр вести не потрібно.
Хто та коли його заповнює?
Цю книгу зобов'язаний вести головний чи старший касир головного офісу компанії чи центральної каси. Співробітник проставляє своє прізвище та ініціали на титульному аркуші документа.
Вся інформація щодо отримання та витрачання грошей відбивається на внутрішніх сторінках регістру обліку, причому прибуткові дані підписуються рядовим касиром, а видаткові — головним чи старшим. Листи книги нумеруються, а сама вона прошивається та скріплюється печаткою та підписом керівника.
Інструкція із заповнення
Що ж до порядку заповнення книжки, він досить простий і викликає у працівників особливих труднощів. На лицьовій стороні документа проставляється найменування організації, за який рік ведеться цей регістр бухгалтерського обліку, прізвище та ініціали касира.
На внутрішніх аркушах журнал поділяється на дві частини. прибуткову та видаткову:
- У прибутковій таблиці (по парних сторінках) вказується інформація про те, в якому обсязі були отримані кошти рядовим касиром. Кожна операція відображається щодня, відповідно, всі з них мають власну дату. У другій графі відображається сума готівки, яка як залишок є в касі підрозділу. Потім прописується сума коштів, передана працівникові для здійснення касових операцій, та закріплюється його власноручним підписом.
Крім того, у цій частині відображаються дані щодо прибуткових операцій, які були здійснені касиром структурного підрозділу протягом усього дня. - У видатковій таблиці (по непарних сторінках) показуються дані, пов'язані з витрачанням коштів для проведення будь-яких операцій. Найголовніші графи в ній — скільки готівки та сплачених документів здано рядовим касиром старшому із зазначенням підсумкової суми за цими двома графами. Дані цифри перевіряються та підписуються головним касиром.
В останній графі проставляється залишок наявної готівки, яка буде на руках співробітника після закінчення робочого дня. Він розраховується як залишок коштів на початок плюс сума отриманих коштів та мінус сума повернутих грошей та платіжних документів. Показник залишку коштів на кінець дня точно переноситься в прибуткову частину на початок наступного робочого дня.
Слід зазначити, що цей регістр бухгалтерського обліку складається окремо на кожний рік, А залишки з попереднього року переносяться наступного.
Книга обліку прийнятих та виданих касирів коштів форма КО-5 – це документ, призначений для відображення сум виданих з головної каси касам відділів та підрозділів, а також для відображення повернутих від них сум грошових коштів до головної каси.
Книга КО-5 заповнюється лише тими організаціями, у яких має поділ на підрозділи та відділи. Суми коштів, щодня видаються з головної каси касиром відділом та підрозділів, підлягають відображенню у бланку книги обліку коштів КО-5. Наприкінці робочого дня касири підрозділів здають головному касиру виручку та супровідні документи, про що також робиться відмітка у формі КО-5. Як супровідні документи виступають видаткові і прибуткові касові документи, наприклад, або . Дані про всі рухи готівки відбиваються в .
Записи до бланк книги обліку прийнятих та виданих коштів виконуються головним касиром на початку та наприкінці робочого дня (зміни). Ця форма зазвичай використовується на великих підприємствах, що мають безліч підрозділів і відділів.
Гроші з головної каси можуть видаватися як відповідальним касирам підрозділів, і роздавачам (довірені особи).
На замітку!Також пропонуємо завантажити бланки та зразки заповнення наступних касових документів: журнал касира КМ-4 – , довідка-звіт касира КМ-6 – , відомості про свідчення лічильників ККМ КМ-7 – .
Зразок заповнення КО-5
Заповнення титульного листа:
Книга дійсна протягом року, який відбивається на титульному аркуші.
Також вказується найменування організації, ОКПО та ПІБ касира, відповідального за ведення книги.
Заповнення листів форми КО-5:
1 – дата внесення записів до таблиці.
2 – залишок готівки у головній касі на початку дня.
3 – сума готівки, видана з головної каси, касирам підрозділів та роздавачам, кожна видана сума відображається окремим рядком, пишеться цифрами та прописом.
4 – підпис касирів підрозділів та роздавачів, що підтверджує отримання грошей.
Книга обліку прийнятих та виданих касиром коштів форма КО-5 використовується, як правило, на великих підприємствах, де є поділ на відділи. Зазвичай у таких організаціях є центральна каса, касир якої видає готівку під звіт касирам підрозділів та відділів. Записи про видачу цих коштів, а також повернення невитрачених грошей робляться в книгу касира за формою КО-5. Як заповнюється форма КО-5? Розберемося із цим питанням у статті нижче. Завантажити бланк КО-5 та заповнений зразок книги обліку касира можна завантажити наприкінці статті.
Отже, як вже було зазначено, книга використовується для фіксації відомостей про видачу готівки з центральної каси другорядним. Це відбувається на початку кожного робочого дня. Наприкінці робочої зміни касири підрозділів та відділів звітують про витрачені гроші, повертають невитрачені кошти до центральної каси. Про це робиться запис у бланк книги форма КО-5.
Зразок заповнення КО-5
На титульному аркуші бланка проставляються такі реквізити:
- Назва підприємства та структурного підрозділу (якщо потрібно);
- ОКПО;
- Поточний рік;
- П.І.Б. касира, відповідального за ведення книги обліку коштів.
Книжка формою КО-5 оформляється однією календарний рік.
Цю таблицю форми КО-5 слід заповнювати так:
Заповнення відомостей про видану готівку:
1 – день, місяць, рік видачі головним касиром готівки підрозділам – поточна дата.
2 – цифрами прописується залишок готівки у головній касі початку дня.
Книжка допомагає вести контроль руху грошей між центральною касою та касами з інших підрозділів. Завдяки тому, що головний касир фіксує всі операції з готівкою в цьому документі. Цей документ використовують для:
- Облік операцій з отримання готівки касирами, від старшого касира;
- Облік касових документів за операціями, до яких належать: видаткові та прибуткові касові ордери;
- обліку, прийнятих та виданих коштів;
- Звітності невикористання залишку коштів;
- Звітності про виручку, отриману протягом дня.
Бланк книги обліку
Є документом, який має бути належним чином заповнений.
Існує певний порядок заповнення титульного листа та інших сторінок.
Для коректного внесення інформації можна використовувати дані, наведені нижче та зробити записи за ними:
- На титульному аркуші розташовується назва організації, яка має відповідати установчим документам;
- П.І.Б. головного касира вписується без скорочень;
- Дата та період використання повинні відповідати дійсності.
Як заповнити книгу обліку за формою КО-5
При внесенні даних не слід допускати помилок. Але якщо під час запису прийнятих і виданих коштів відбулася помарка, то виправлення виробляють згідно з правилами. Помилку закреслюють, а поруч вносять правильну інформацію, вказують дату та ініціали особи, яка відповідає за достовірність інформації.
Варто зазначити, що кожного року заводиться новий документ.
Інструкція із заповнення бланка книги за формою КО-5
Для контролю руху прийнятих та виданих грошей всередині організації заповнюється форма КО-5, відповідно до всіх правил. Перелік вимог щодо заповнення наведено нижче. Відразу, слід зазначити, що парні та непарні сторінки виділяють, щоб було простіше знайти прибуткові чи видаткові записи.
Форма ко-5 зразок заповнення
На титульному аркуші заповнюють усі поля.Це наочно демонструє зразок, наведений нижче.
У рядку "за ОКПО" ставлять прочерк якщо код "за ОКПО" не було отримано в повідомленні від Росстату.
У рядку «структурний підрозділ» ставлять прочерк, якщо його немає.
На першому аркуші (непарний) фіксують витратну інформацію.
На другому (парний) прибуткові записи.
Якщо заповнити всі рядки і стовпці відповідним чином, то всі рухи готівки можна буде легко контролювати.
Книга обліку коштів(форма КО-5) - це документ, в якому відображається видача та повернення готівки між старшим касиром та касирами інших підрозділів.
Як видно з визначення, книга обліку КО-5 використовується, якщо в організації (або ІП) працює кілька касирів. Записи у книзі робить старший касир.
Наприклад, за заведеним порядком перед початком робочого дня старший касир видає «молодшим» касирам під розпис готівку для видаткових операцій. Наприкінці робочого дня невикористаний залишок грошей здається назад старшому касиру під його розпис.
ІНСТРУКЦІЯ З ЗАПОЛНЕННЯ КНИГИ ОБЛІКУ ПО ФОРМІ КО-5
(натисніть на це поле, щоб з'явилася докладна інформація)
ТИТУЛЬНА СТОРІНКА:
Рядок «Організація».Вказується найменування організації (наприклад, ТОВ «Морква»). Якщо книгу заповнює ІП, то так і вказуємо (наприклад, ІП Сергєєв П.П.)
У рядку нижче вказується найменування та код структурного підрозділув організації. Якщо структурних підрозділів немає – ставиться прочерк.
Рядок «Код по ОКПО».Вказується код ОКПО згідно з даними в повідомленні з Росстату.
У середині листавказується період, на який розрахована касова книга, та ПІБ старшого касира, відповідального за ведення книги.
ЛИСТИ В КНИГІ ОБЛІКУ:
1 стовпець.Дата передачі грошей між старшим касиром та касиром.
2 стовпець.Залишок готівки у касира початку робочої зміни.
3 стовпець.Видана касиру сума грошей (вказується цифрами та прописом).
4 стовпець.Касир ставить свій підпис, підтверджуючи тим самим отримання грошей від старшого касира.
5 стовпець.Сума грошей, що надійшла до каси за день за прибутковими касовими ордерами.
6 стовпець.Сума готівки, яку касир передав старшому касиру. Мається на увазі не лише отримана за прибутковими операціями сума, але також і невикористана сума грошей із числа виданих перед початком робочого дня.
7 стовпець.Сума, сплачена документами, які касир передав старшому касиру.
8 стовпець.Загальна сума грошей (6+7 графа), передана касиром старшому касиру.
9 стовпець.Старший касир ставить свій підпис, підтверджуючи тим самим отримання грошей від касира.
10 стовпець.Залишок готівки у касира наприкінці робочого дня.
Зразок заповнення книги обліку коштів
