Графік роботи співробітників - приклад
Робота зі змін застосовується, коли час виробничого процесу більше, ніж допустимий час роботи окремих співробітників, і коли необхідність працювати без перерви викликана специфікою обладнання, продукції або послуг (наприклад, чавуноливарний завод, автозаправка тощо).
Найчастіше використовується графік 2/2 чи 3/3. Принципи, які слід враховувати під час розподілу змін:
- Якщо робочий день становить дванадцять годин, то працівнику не можна поставити понад сорок робочих годин на тиждень. При цьому час безперервного відпочинку не може бути меншим за сорок дві години на тиждень.
- Тривалість нічної зміни на годину менша, ніж денна.
- За нічний годинник дають надбавку.
- Перед неробочим зміна стає на годину меншою або ця година оплачується за подвійним тарифом.
- Заборонено ставити поспіль дві зміни. Зміна може бути продовжена лише в аварійній ситуації.
- Якщо зміна триває двадцять чотири години, необхідно надати працівникові відпочинок такої ж тривалості чи більше.
- Закон не встановлює максимальну тривалість зміни всім співробітників, лише окремих категорій (наприклад, залізничники, плавсклад на кораблях тощо. буд.).
- При тризмінному режимі роботи зміни чергують щотижня.
- Кожен співробітник повинен відпрацювати однакову кількість годин за один і той самий час.
- Якщо більша половина зміни припадає на нічний час, вона має бути скорочена на одну годину.
Як скласти змінний графік та що врахувати при оплаті
Процедура складання графіка:
- вибрати обліковий період - місяць/квартал/кілька місяців/рік (не може бути більше року);
- обчислити, скільки часу потрібно обслуговування робочого місця;
- написати норму робочих годин для всіх співробітників (для кожного окремо, якщо вона відрізняється залежно від спеціальності);
- розрахувати кількість працівників на робоче місце та чисельність всього штату.
Наприклад, потрібно організувати цілодобову службу для прийому телефонних дзвінків щодо надання невідкладної медичної допомоги. Проставляється обліковий період, що дорівнює році. Час обслуговування робочого місця: 365 днів х 24 год = 8760 год.
Щоб розрахувати кількість осіб, які повинні працювати на цьому місці, кількість робочих годин на тиждень (40) множиться на кількість тижнів на рік (52); потім 8760 год ділять на отриманий результат. 8760 ч.: (40 ч. х 52 тиж.) = 4,8. Це означає, що роботодавець повинен прийняти на роботу п'ять осіб з неповною ставкою або чотири особи, на яких розподіляється по кілька додаткових годин на повну ставку. важливо врахувати таке:
- Всі години роботи понад норму за обліковий період вважаються понаднормовими та відповідно оплачуються.
- Жоден співробітник не повинен мати більше 120 понаднормових годин на рік. Якщо зміна посідає неробочий святковий день, він оплачується за підвищеним тарифом.
- Якщо зміна випадає на свято, то за неї надають плату в подвійному розмірі або (за бажанням працівника та з дозволу керівника) звичайну плату та один день відпочинку, що не входить.
- Дні, проведені лікарняним, віднімаються з норми робочого дня співробітника без будь-яких відпрацювань.
- Перерви на обід та відпочинок не оплачуються.
Ковзний та тижневий режими
Графік роботи співробітників може бути ковзним
У разі використання ковзного графіка зазначається початок робочого дня за фактом виходу на робоче місце (наприклад, автобус відправляється в рейс) та кінець робочого дня, коли було виконано поставлене завдання (автобус дістався місця призначення).
З другого моменту відраховується час, покладений на відпочинок, потім знову фіксується час початку та кінця виконання робітників. Дати вихідних даються приблизно з уточненням за фактом отримання.
Кожен працівник має свій індивідуальний ковзний графік, що відображає непередбачені затримки, поломки та інші обставини. Тижневий графік привабливий тим, що не потрібно постійно перебувати на робочому місці.
Серед його переваг можливість працювати у зручний для себе час, покращені показники роботи та загального стану співробітників, як фізичного, так і емоційного. У цьому випадку акцент робиться на факт виконання роботи, а не на кількість годин, проведену за нею. Норма годинника проставляється, виходячи з того, скільки приблизно часу може бути витрачено на певне завдання. Також враховується час, необхідний відпочинку та відновлення сил.
Тижневий графік добре підходить для тих, хто працює із замовленнями клієнтів: агентів з роботи з нерухомістю, кур'єрів, менеджерів, бухгалтерів, найнятих обслуговувати невеликі компанії, перекладачів та ін.
Отже, графік роботи підбирається таким чином, щоб відповідати потребам виробничого процесу та сприяти ефективному використанню праці. Він забезпечує рівномірність навантаження, зміну праці та відпочинку для працівників та захищає їх здоров'я.
Особливості складання графіка відпусток – знаходимо відповідь у відеоматеріалі:
Коли мене перевели на посаду керівника, я зіткнулася із необхідністю складати графік роботи для своїх співробітників. Спочатку я його часто плутала з табелем, але тепер я добре розумію відмінності між цими документами. Графік складається заздалегідь, щоб кожна людина знала, скільки днів і коли саме вона має вийти на роботу. А табель складається вже за фактом присутності людини на робочому місці або за її відсутності. І в рамках цієї статті ми з вами докладно розберемо, як правильно складати робочі графіки.
Відмінності від 2017 року
Законодавство щорічно вносить різні зміни та доповнення до порядку ведення внутрішньої документації не лише з бухгалтерії, а й з кадрових питань. У поточному році також було здійснено деякі зміни. Графік є багатокомпонентним документом, в якому міститься інформація про наступне:
- нормі часу, яке має відпрацювати людина;
- кількості днів, призначених для роботи та вільного часу у людини протягом встановленого періоду;
- тимчасових кордонахтривалості робочого періоду працівника;
- проміжках часудля перерви.
Кількість обов'язкових днів за стандартного тижня 5/2 порівняно з минулим роком не змінилася. Тому працювати доведеться 247 днів із 365. Якщо порівняти графік 2017 року та поточний, то можна зробити кілька висновків:
- Загальна кількість календарних днів не змінилася, також залишилося без змін і кількість робочих днів.
- Кількість днів, коли законно оголошено скорочений день на годину, буде 6.Минулого року таких днів було лише три. Нагадую, що скорочені дні встановлюються законодавством перед святковими. Тому співробітники можуть працювати на 1 годину менше, при цьому їм повинні сплатити повний день, без необхідності доопрацьовувати цю годину.
- Кількість вихідних днів, а також святкових, вийшла однакова і склала 118 днів.
Ці свята та вихідні мають значення лише для таких режимів праці, де діють стандартні робочі тижні з фіксованими або гнучкими вихідними. Коли робота здійснюється позмінно, вихідні дні не мають значного впливу на графік.
Нюанси складання
Щоб правильно оформити цей документ, треба знати, який підхід використати. Послідовність дій має бути такою:
- Потрібно визначити конкретний період, на який складатиметься цей документ. Зазвичай цей календарний період округляється до певної кількості днів, наприклад місяць, рік, квартал. Хоча іноді можна побачити графік на тиждень.
- Якщо організації діє кілька робочих режимів, необхідно розбити всіх співробітників за групами відповідно до їх режимів. У цьому випадку вам буде набагато зручніше формувати графік, і ви не сплутаєте, хто в якийсь день повинен виходити на роботу.
- Далі треба зробити розрахунок робочого часу для кожного режиму. Тобто ви повинні визначити, скільки днів повинні відпрацювати працівники, які перебувають на 5-денній системі, на гнучкому графіку.
- Тепер треба згрупувати робітники з вихідними днями таким чином, щоб дотримувалися норми відпочинку в 42 години для кожного співробітника.
Обов'язково треба враховувати певні категорії працівників, яким належить скорочений чи неповний день. Для таких категорій треба розрахувати окремо розмір їхнього трудового тижня у годинах, визначити кількість днів, які вони мають проводити на роботі. І після цього залишається легко зробити розрахунок шляхом розподілу максимально допустимої кількості годин на кількість днів.
Пам'ятайте, що будь-яка норма часу, відведеного для роботи, зменшується на загальну кількість перерв, коли працівник фактично не працює.
Сюди відносяться такі неробочі перерви, як:
- лікарняний;
- відпустка;
- інші дні, покладені працівникові згідно із законом.
Якщо розраховувати кількість годин, яку повинен відпрацювати звичайний співробітник при робочому тижні 5/2, розрахунок буде такою формулою:
8 годин * 247 днів - 6 годин = 1970 годин, де
- 8:00- Це стандартна норма тривалості трудового дня;
- 247 днів– це кількість буднів за вирахуванням свят та вихідних, які офіційно встановлені законодавством на поточний рік;
- 6:00– кількість часу, які були скорочені законодавством як передсвяткові цього року.
Таким чином, у 2019 році всі працівники за нормою мають опрацювати 1970 годин. Але з цієї кількості ще треба відняти мінімум 28 днів, які покладено на відпустку співробітнику. Відповідно, це 20 робочих буднів по 8 год. = 160 годин. Разом виходить,1810 годин у середньому відпрацює кожен співробітник у тижні 5/2.
Вигляд графіків можуть відрізнятися, оскільки вони залежать від встановленого режиму роботи. Тому законодавством не встановлено певної суворої форми цього документа. Дізнатися про це докладніше ви можете із представленого відео.
Графік
Для зручності складання цього документа я рекомендую використовувати Excel, якщо у вас не встановлена одна зі спеціальних бухгалтерських програм, куди відразу вносяться всі дані бухгалтерського та іншого обліку.
При самостійному складанні графіка я рекомендую зробити його у формі таблиці, де у вас будуть наступні стовпці:
- Номер підпункту. Тоді вам буде простіше орієнтуватися за таблицею.
- ПІБ співробітника. Сюди ви повинні вписати весь свій штат. Я рекомендую попередньо поділити їх відповідно до їх режимів. І потім ви повинні оформляти їх групами.
- Посада. Вона допоможе вам візуально орієнтуватися та контролювати правильність складеного графіка та вказаного режиму праці.
- Розряд. Цей стовпець вам знадобиться, якщо у вас працюють співробітники з різними розрядами та кваліфікаціями. Якщо у вашій компанії ця інформація не враховується, то цей стовпець можна не вставляти.
- Числа. Ви повинні створити стільки стовпців, скільки днів хочете включити у свій графік.
- Норми. Ви повинні порахувати норми у днях та годинах за підсумком, щоб перевірити відповідність складеного графіка чинним нормам законодавства.
- Кількість вихідних. Тут же враховуються святкові дні. Ви повинні вписати їх кількість, щоб бачити, скільки днів фактично ваші співробітники відпочиватимуть.
Потім у кожному осередку ви повинні заповнити, хто, коли працює та відпочиває. Я рекомендую робити це на комп'ютері, тому що при необхідності інформацію легко стерти та виправити. Якщо вам потрібно скласти цей документ у роздрукованому вигляді, робіть це обов'язково олівцем, тому що часто доводиться виправляти внесені дані.
Багато керівників не турбують себе складанням змін для своїх співробітників. Вони лише прописують їм встановлені норми та віддають графік на розгляд самому колективу. А працівники самостійно визначають дні, коли вони виходитимуть на роботу. Але цей спосіб використовується переважно при змінному режимі. Тому що для стандартних тижнів 5/2 чи 6/1 складання такого графіка є однотипним із тижня на тиждень.
Хоча в деяких випадках при гнучкому тижні така схема також може використовуватись. Перевагою її є можливість працівників самостійно визначитися з робочими днями, виходячи зі своїх бажань та можливостей, а роботодавець звільняє себе від зайвої роботи.
Але при великому штаті такий метод важко використовувати, оскільки кожен співробітник намагатиметься вибрати будні дні, а це може спричинити додаткові конфліктні ситуації.
Одна з обов'язкових справ, яку потрібно встигнути завершити до Нового року – це затвердити графік відпусток. Норма законодавства, що регламентує цю процедуру, дуже лаконічна. У житті виникає чимало питань. Ситуації з арбітражної практики, розглянуті у статті, допоможуть їм відповісти.
Обов'язок роботодавця
Щороку не пізніше ніж за два тижні до настання календарного року роботодавець повинен визначитися з черговістю надання працівникам оплачуваних відпусток, склавши та затвердивши графік відпусток. Така вимога встановлено у статті 123 Трудового кодексу РФ.
Краще підстрахуватися
Перш ніж приступити до складання графіка, слід врахувати думку Президії ЗС РФ (викладено у п. 5 розділу II Судової практики у цивільних справах Огляду судової практики Верховного суду Російської Федерації за III квартал 2013 р., затвердженого Президією ЗС РФ 5 лютого 2014 р.).
Суд вважає, що у разі звільнення працівника до закінчення робочого року, у рахунок якого він отримав оплачувану відпустку, заборгованість за невідпрацьовані дні відпустки стягнення у судовому порядку не підлягає. У тому числі, якщо роботодавець не зміг зробити утримання з належної до виплати заробітної плати внаслідок її недостатності. При виникненні спору суд відмовить роботодавцю у стягненні з працівника грошей (визначення ЗС РФ від 12 вересня 2014 № 74-КГ14-3).
Це означає, що будівельним організаціям, де висока плинність кадрів, безпечніше надавати відпустку працівникові наприкінці чергового робочого року. Тоді заборгованості за невідпрацьовану частину відпустки не виникне. До речі, положення Трудового кодексу РФ такий маневр здійснити у графіку дозволяють.
Дотримання процедури оформлення графіка
Графік затверджує керівник організації, а працівник повинен бути лише сповіщений про час початку відпустки не пізніше ніж за два тижні.
Є, щоправда, у статті 123 Трудового кодексу РФ застереження, що при цьому має бути врахована думка профспілкової організації. Однак облік думки – це не отримання згоди, а лише вислуховування позиції профспілки. Отже, навіть якщо висновок профспілки буде негативним, роботодавець має право у складеному графіку нічого не змінювати (докладно порядок обліку думки виборного органу первинної профспілкової організації викладено у ст. 372 Трудового кодексу РФ).
Уніфікована форма графіка відпусток № Т-7 затверджено постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 № 1.
З 1 січня 2013 року уніфіковані форми документів не є обов'язковими до застосування. Але оскільки у самостійно розробленій формі можуть бути не повністю враховані вимоги трудового законодавства, для обліку праці та оплати доцільно застосовувати уніфіковані форми первинної облікової документації. (Обов'язковими до застосування продовжують залишатися форми документів, що використовуються як первинні облікові документи, встановлені уповноваженими органами відповідно до федеральних законів (інформація Мінфіну Росії № ПЗ-10/2012)).
Чим загрожує відсутність графіка
Як показує судова практика, відсутність графіка відпусток роботодавцю коштує недешево.
Так було в одному з випадків інспекція з праці оштрафувала за це організацію за статтею 5.27 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення на 40 тис. руб. Роботодавець попросив визнати порушення малозначним, оскільки графік відпусток він одразу ж склав. Однак суд із цим не погодився, зважаючи на те, що порушення законодавства про працю є порушенням встановлених державних гарантій трудових прав і свобод громадян, сприятливих умов праці, прав та інтересів працівників (див. рішення Жовтневого районного суду м. Кірова від 26 вересня 2014 р. № 12-544/2014). А це суттєве порушення.
Арбітри зазначили, що добровільне усунення наслідків (складання графіка відпусток) не є обставиною, яка свідчить про незначність порушення.
Проте розмір штрафу знижено до 30 тис. крб., враховуючи, що порушення скоєно вперше і що було швидко усунуто.
Пільгові категорії працівників
Крім цього перед складанням графіка слід врахувати, що деякі категорії працівників мають право взяти щорічну оплачувану відпустку в будь-який зручний для них час. У такому порядку відпустка надається:
- чоловіку за його бажанням у період перебування його дружини у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами, причому незалежно від часу його безперервної роботи в даній організації (ст. 123 Трудового кодексу РФ);
- жінкам перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або безпосередньо після нього або після закінчення відпустки по догляду за дитиною (ст. 260 Трудового кодексу РФ);
- працівникам віком до 18 років (ст. 267 Трудового кодексу РФ);
- особам, які працюють за сумісництвом, - одночасно з відпусткою за місцем основної роботи (ст. 286 Трудового кодексу РФ);
- іншим категоріям працівників у випадках, зазначених у федеральних законах та інших нормативних правових актах, що діють на підставі статті 423 Трудового кодексу РФ (ст. 123 Трудового кодексу РФ).
Відділ кадрів необхідно заздалегідь зібрати відомості про те, хто і в який час збирається відпочивати наступного року, щоб врахувати їх при складанні графіка.
Звичайно, протягом року плани працівників, які мають право на вибір часу відпочинку, можуть змінюватись в залежності від конкретних обставин. І тут при наданні відпустки роботодавець виконує волю працівника. (Докладніше про процедуру оформлення графіка відпусток та про відповідальність роботодавця розказано у статті «Складаємо графік відпусток», опублікованій у журналі «Облік у будівництві» № 1, 2012.).
Неврегульовані моменти
Наведемо деякі характерні приклади суперечок щодо відпусток.
Відпочинок не за графіком
Як бути, якщо працівник хоче піти у відпустку за графіком? Трудовий кодекс РФ це питання не розглядає взагалі.
При небажанні йти назустріч працівникові, роботодавець може керуватися статтею 123 Трудового кодексу РФ, у якій говориться, що графік відпусток обов'язковий як роботодавця, так працівника. Ленінградський обласний суд у ухвалі від 26 грудня 2012 р. № 33-5595/2012 зазначив, що надання відпустки, не зафіксованої у графіку, можливе лише за згодою сторін з урахуванням як інтересів працівника, так і інтересів роботодавця.
Іноді, навпаки, у роботодавця виникає бажання не давати працівникові відпустку за графіком. Однак перенесення відпустки роботодавцем з власної ініціативи без погодження з працівником чинного трудового законодавства не передбачено. Це підтверджено в апеляційному ухвалі Хабаровського крайового суду від 19 жовтня 2012 р. № 33-6499. Суд зазначив, що оскільки працівник не давав згоди на перенесення відпустки з жовтня на грудень, рішення керівника про відмову у наданні чергової відпустки згідно з графіком відпусток та розпорядження про перенесення відпустки з жовтня на грудень є незаконними.
При цьому працівники через суд нерідко стягують із роботодавців компенсацію моральної шкоди.
Перша відпустка
Існує невизначеність та в порядку надання працівникові першої відпустки.
З одного боку, дотримуючись вимоги статті 123 Трудового кодексу РФ і складаючи графік відпусток не пізніше ніж за два тижні до настання календарного року, ще не прийнятих працівників роботодавець до нього не включає.
З іншого боку – право на першу відпустку у працівника виникає після закінчення шести місяців роботи (ст. 122 Трудового кодексу РФ). Ленінський районний суд м. Махачкали у рішенні від 11 вересня 2014 р. № 2-3017/14 вказав, що у цьому випадку відпустка працівнику підлягає наданню за взаємною домовленістю з роботодавцем з урахуванням виробничої необхідності.
Дата початку відпустки
Слід враховувати, що відпустка, оформлена з першого числа місяця (як, втім, з другого та третього числа), для бухгалтерів створює проблему. Справа в тому, що, згідно зі статтею 139 Трудового кодексу РФ, розрахунок середньої зарплати працівника проводиться виходячи з фактично нарахованої йому зарплати та фактично відпрацьованого ним часу за 12 календарних місяців, що передують періоду, протягом якого за працівником зберігається середня заробітна плата. Це означає, що при відправленні працівника у відпустку, скажімо, з 1 грудня, листопадовий заробіток має потрапити до розрахунку відпускних. Але стаття 136 Трудового кодексу РФ вимагає, щоб оплата відпустки провадилася не пізніше ніж за три дні до його початку.
Як бухгалтерія може видати працівникові відпускні 27 листопада, коли вона ще не має інформації про його роботу за останні три дні місяця? Зазвичай бухгалтери нараховують відпускні із фактично відпрацьованих (по 27 листопада) днів, а потім після закінчення місяця роблять перерахунок.
Оскільки законодавчо цю проблему не вирішено, оптимальним (з погляду бухгалтерії) є графік відпусток, відповідно до якого працівники з першого до третього числа будь-якого місяця у відпустку не йдуть.
Застосування графіка
Після того, як графік затверджено керівником будівельної компанії, він стає керівництвом до дії.
Повідомлення працівника
Про час початку відпустки працівника має бути повідомлено під підпис не пізніше ніж за два тижні.
Щоб виконати цю вимогу, співробітника можна ознайомити із графіком під підпис ще у грудні поточного року. Якщо йому за графіком йти у відпустку, припустимо, у вересні наступного року, то вийде, що він був із цим фактом ознайомлений у суворій відповідності до норм законодавства.
Такий порядок дозволяє надалі уникнути неприємності, яка закладена у статті 124 Трудового кодексу РФ. Адже якщо працівника було попереджено про час початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до його початку або йому своєчасно не здійснено оплату щорічної відпустки, то роботодавець за письмовою заявою працівника зобов'язаний перенести відпустку на інший термін, погоджений із працівником.
Заява
Зверніть увагу: при відході працівника у відпустку за графіком жодних заяв на надання відпустки від нього не потрібно. Заява потрібна лише в тому випадку, якщо співробітник хоче взяти відпустку в неурочний час або розбити її на частини.
Відповідно до статті 125 Трудового кодексу РФ за згодою між працівником і роботодавцем щорічна оплачувана відпустка може бути розділена на частини. При цьому хоча б одна частина має бути не менше ніж 14 календарних днів. (Тобто будь-яка інша частина відпустки може становити навіть один календарний день. При цьому не має значення, використовував працівник до цього часу частину відпустки величиною не менше 14 календарних днів чи ні.).
Розподіл відпустки на частини
А якщо працівник відмовився використати відпустку частинами?
Мособлсуд у ухвалі від 12 жовтня 2010 р. № 33-19615/2010 дійшов висновку, що позовні вимоги про надання відпустки цілком і компенсацію моральної шкоди підлягають задоволенню, оскільки відпустка була надана працівникові не повністю, а згоди на її поділ не давав .
Іноді трапляється, що працівник не відпочиває кілька років поспіль. У цій ситуації замінити щорічні відпустки грошовою компенсацією (навіть за наявності згоди працівника) роботодавець не має права.
Водночас не надані дні відпустки за минулі роки не можуть бути анульовані роботодавцем, він зобов'язаний їх надати (апеляційне ухвалу Вологодського обласного суду від 5 жовтня 2012 р. № 33-4157/2012). Тому заборгованість з відпусток за минулі роки має враховуватись при складанні графіка відпусток на черговий календарний рік.
Збіг чергової відпустки з навчальним
Чергова відпустка за графіком може збігтися з навчальним. Як бути?
Ярославський обласний суд в апеляційному ухвалі від 23 липня 2012 р. № 33-3831/2012 вважав, що в цьому випадку в силу статей 114, 173 Трудового кодексу РФ співробітник, який навчається без відриву від провадження, має право на обидві відпустки: щорічний та навчальний. Тому, якщо навчальна відпустка збігається з щорічною, роботодавець за погодженням із працівником повинен перенести чергову відпустку на інший період відповідно до статті 124 Трудового кодексу РФ.
Ще в одній справі виникло нерозуміння застосування статті 126 Трудового кодексу РФ, на підставі якої частина щорічної відпустки, що перевищує 28 календарних днів, за письмовою заявою працівника може бути замінена грошовою компенсацією. З цього випливає, що працівник сам має право вирішувати, яким чином розпорядитися додатковими днями до відпустки, і роботодавець не може в односторонньому порядку надавати додаткову оплачувану відпустку.
Однак роботодавець зобов'язаний цю відпустку включити до графіка відпусток. У тому випадку, якщо працівник не напише заяви на заміну щорічної додаткової відпустки грошовою компенсацією до дня відпустки, то права працівника не порушуються. (На це зазначено у рішенні Дзержинського районного суду м. Пермі від 21 травня 2014 р. № 2-1529-14.).
Важливо запам'ятати
Графік чергових оплачуваних відпусток складається щороку. Стверджує його керівник організації.
Журнал "Облік у будівництві"
Документ складається щорічно та погоджується з керівником та профспілковим комітетом, якщо такий орган передбачений штатом. Після затвердження графіка відпусток проводити будь-які зміни безпосередньо в самому документі вже не дозволяється.
Правила складання графіка відпусток
Графік відпусток має бути затверджений адміністрацією за 2 тижні до початку нового календарного року згідно з Трудовим кодексом. При складанні черговості відпустки у відпустку роботодавець враховує побажання співробітників, але без шкоди для техпроцесів на підприємстві.
Кількість працівників, які можуть у одному відділі чи підрозділі йти одночасно у відпустку, регламентується Трудовим договором чи іншими нормативними документами підприємства. Ця процедура необхідна у тому, щоб процес виробництва тривав без зупинки.
Графік відпусток є обов'язковим документом у будь-якій установі незалежно від кількості осіб. Новим співробітникам відпустка надається лише за погодженням з керівником.
Дані про нових співробітників у цьому випадку графік не додають. Для складання графіка відпусток можна використовувати Форму Т-7, але вона є необов'язковою з 01.01.2013р.
Роботодавець може розробити свою форму ведення документа. Цей пункт регламентовано статтею 9 Закону «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ. Документ підписується начальником кадрової служби та керівником фірми. Графік має бути затверджений цього року не пізніше 17 грудня.
При складанні графіка відпусток необхідно враховувати, нові співробітники можуть піти у відпустку не раніше, як за 6 місяців після працевлаштування відповідно до частини 2 статті 122 ТК РФ.
Деякі категорії співробітників можуть у відпустку у зручний їм час, це регламентовано статтями 122, 123 і 286 ТК РФ. Якщо з працівником укладено трудовий договір не більше ніж на 6 місяців, внесення такого співробітника до Графіку відпусток вирішується керівником компанії залежно від конкретної ситуації.
Порядок складання графіка відпусток
Співробітник в обов'язковому порядку повинен щороку йти у відпустку, мінімальний період відпустки становить 28 календарних днів. Про відпустку співробітника необхідно сповіщати заздалегідь, не пізніше ніж за 2 тижні до його початку.
Необхідно відстежувати своєчасність відходу працівника у відпустку та повноту його надання, щоб протягом року не накопичувалася велика кількість невикористаних днів.
Якщо за попередній період невикористані дні накопичилися, приєднати їх до відпустки можна лише за згодою співробітника. Цей пункт після погодження з працівником включається до графіка відпусток.
Перед тим, як розпочати складання графіка, слід проаналізувати та врахувати наступні пункти:
- додаткову відпустку відповідно до законодавства (за наявності відповідних умов);
- можливість підмінити співробітника на період відпустки без шкоди для виробничих процесів;
- тривалість роботи співробітника цьому підприємстві.
Стаття 122 НК РФ регламентує можливість надання відпустки співробітнику в перший рік роботи на фірмі через 6 місяців безперервного стажу за погодженням сторін.
У деяких випадках дозволяється надати відпустку раніше ніж через 6 місяців. Відпустка за наступні роки надається у кожному місяці згідно з графіком.
Документ зберігається на підприємстві протягом 1 року згідно зі статтею 693 Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій із зазначенням термінів зберігання.
У графіку відпусток вказується така інформація:
- Прізвище, ім'я, по-батькові співробітника;
- табельний номер (якщо передбачено);
- назва підрозділу (відділу), у якому працює співробітник;
- посада згідно зі штатним розкладом;
- кількість днів належної відпустки;
- запланована дата відпустки;
- фактична дата відпустки;
- перенесення відпустки з минулого періоду (дата та підстава перенесення).
Порядок внесення змін до Графіку відпусток
Вносити зміни до графіка можна лише з дозволу керівника та особи, відповідальної за складання документа.
Вносити зміни до документа можна у таких випадках:
- при перенесенні відпустки більш ранній чи пізній період (на підставі документа, складеного в довільній формі), регламентовано статтею 124 ТК РФ;
- при достроковому відкликанні співробітника робоче місце, регламентовано статтею 125 ТК РФ;
- у разі внесення даних про співробітників, які були прийняті на роботу після затвердження графіка.
Порядок внесення змін законодавчо не врегульований, тому роботодавець може вносити коригування у зручній для нього формі.
Найбільш оптимальним варіантом вважається оформлення змін як додатка до існуючого документа. Порядок оформлення Графіка відпусток та змін до нього рекомендується затвердити підприємству самостійно.
Типові помилки при складанні Графіка відпусток
У невеликих фірмах практикується надавати відпустку лише за заявою співробітника, причому сам графік відпусток не затверджено адміністрацією. Це порушення трудового законодавства, яке несе адміністративну відповідальність.
За такі порушення компанію мають право дискваліфікувати на період до трьох років.
Документ має бути в обов'язковому порядку затверджений особою, яка відповідає за ведення графіка (начальником відділу кадрів), керівником фірми та профспілкою. Документ обов'язково складається навіть, коли в організації працює один співробітник (керівник).
Графік повинен підписуватись лише уповноваженими особами, всі графи документа мають бути заповнені відповідним чином.
До типових помилок відноситься недотримання графіка відпусток, не враховані побажання співробітників щодо відпустки у зручний для них час.
До порушень належить виконання запису графік інших видів відпусток, наприклад, з догляду дитину до 3 років. Припускаються помилки при розподілі відпустки на частини. Слід пам'ятати, що одна з частин відпустки має становити щонайменше 14 календарних днів.
Невикористані дні відпустки не повинні дорівнювати або перевищувати період роботи у 2 роки, що регламентовано ст. 124 Трудового кодексу РФ. Некоректний розрахунок оплати за невикористані дні відпустки за допомогою округлення днів у більшу чи меншу сторону.
Некоректним вважається призначення дати початку відпустки в останній день робочого тижня, наприклад, у суботу під час шестиденки. Навчальна відпустка не належить до тарифних відпусток, тому у графіку не відображається.
В одному календарному році співробітник може отримати дві відпустки лише, якщо він оформлений на роботу минулого року. У цьому випадку працівник на початку року бере відпустку за цей рік, а наприкінці року – за наступний рік.
У документі цей пункт має відображатись з відповідними позначками. Керівник та його заступник не можуть йти у відпустку одночасно. Порушенням вважається неподання відпустки протягом двох і більше років безперервної роботи.
Деякі категорії працівників мають право йти у відпустку у зручний для них час, але роботодавець відмовляється переносити відпустку. Така дія керівника розцінюється як порушення ТК РФ. Необхідно контролювати тривалість відпусток, оскільки деяким особам згідно з ТК покладено подовжені відпустки.
Цей пункт повинен враховуватися в графіку. Щорічна відпустка може переноситися або продовжуватися на кількість невикористаних днів, якщо працівник у цей період хворів (за наявності лікарняного листа) або був відкликаний на роботу.
Роботодавець зобов'язаний перенести відпустку на інший період за заявою співробітника у разі, коли працівника не повідомили про початок відпустки за 2 тижні до початку або не сплатили у встановлені законодавством строки (за 3 дні до початку), що регламентовано статтею 124 ТК РФ.
Якщо працівник відмовляється йти у відпустку, то згідно зі статтею 123 ТК РФ при безперервній роботі протягом 2 і більше років і працівник та фірма несуть адміністративну відповідальність. Якщо працівника з якихось причин не включили до графіка, відпустка йому надається за заявою.
Якщо відпустку поділено частини без згоди працівника, навіть коли цей пункт є у трудовому договорі фірми, така угода немає юридичної сили. Для того, щоб розділити відпустку на частини з ініціативи адміністрації компанії, необхідне письмове оформлення домовленості з підписом обох сторін та позначкою «З повідомленням знайомий та згоден».
Відео на тему: «Знаходимо відповідь. Особливості складання графіка відпусток»
Графік робочого часу необхідний кожної компанії для правильної організації трудового процесу. З матеріалу ви дізнаєтеся про нюанси його складання.
Що таке графік робочого часу та кому він необхідний?
Планувати та розподіляти час роботи та відпочинку на користь кожного роботодавця - це дозволяє організувати безперервний технологічний процес і при цьому дотримуватись визначених трудовим законодавством норм.
Важливо! Графік робочого часуявляє собою документ, що містить інформацію про початок, тривалість та закінчення робочого часу, а також про періоди міжзмінних перерв.
Графік має персоніфікований характер - у ньому поіменно розписується режим праці та відпочинку кожного працівника фірми.
Єдиної всім форми цього документа немає, але зазвичай його становлять як таблиці. Це дозволяє зрозуміло, лаконічно та наочно уявити необхідну інформацію.
Складання графіка перестав бути обов'язком роботодавця - ст. 91 ТК РФ регламентує лише обов'язковий облік роботодавцем фактично відпрацьованого кожним членом трудового колективу робочого дня.
Як організувати облік фактично відпрацьованого працівниками часу, дізнайтесь із матеріалів нашого сайту :
Для невеликих компаній з п'ятиденним робочим тижнем та двома вихідними потреба у графіку відсутня - усі нюанси праці та відпочинку співробітників достатньо передбачити лише у внутрішньофірмовому локальному акті (наприклад, у внутрішньому трудовому розпорядку).
Інша справа - багатозмінний режим роботи або виконання трудових функцій працівниками за ковзним графіком. Тут уже без грамотно складеного графіка роботи не обійтись. Як це зробити, розкажемо у наступному розділі.
Як скласти графік робочого часу?
Розглянемо алгоритм складання графіка роботи працівників. Він включає 5 основних етапів:
- вибір облікового періоду (місяць, квартал, рік);
- тривалість завантаження робочого місця протягом облікового періоду (фонд часу обслуговування робочого місця у годиннику);
- визначення норми робочого дня (виходячи з максимально допустимого навантаження);
- розрахунок нормативної кількості працівників;
- оформлення результатів розрахунків у вигляді графіка.
Кожен показник, що розраховується, індивідуальний для різних категорій працівників і виробничо-технологічних особливостей компанії.
Наприклад, у компанії з сезонними особливостями роботи розумно вибрати тривалість облікового періоду на 1 рік, а при розрахунку фонду часу завантаження робочого місця орієнтуватися на максимально допустиме навантаження (ст. 104 ТК РФ). При цілодобовому режимі роботи вона становитиме 8 760 год. (365 дн. × 24 год.).
Важливо!При розрахунку норми робочого дня для конкретного працівника потрібно виключити перерви у роботі - відпустки всіх видів, періоди непрацездатності, донорські дні та інші аналогічні періоди, протягом яких працівник мало здійснює свої трудові функції.
Нормативна чисельність працівників визначається простим математичним розподілом фонду часу обслуговування робочого місця на норму робочого дня.
На останньому етапі формування графіка необхідно рівномірно розподілити навантаження між членами колективу.
Важливо!При оформленні графіка необхідно враховувати законодавчо встановлену умову про щонайменше 42 години щотижневого безперервного відпочинку (ст. 110 ТК РФ).
Після всіх розрахунків та наочного оформлення графіка його необхідно розмістити у найбільш доступному для огляду місці та ознайомити з ним усіх співробітників.
Підсумки
Графік робочого часузазвичай оформляється в табличній формі і містить інформацію про початок, тривалість та закінчення робочого часу, а також про періоди відпочинку.
Оформлення цього документа не є законодавчо встановленим обов'язком роботодавця, проте дозволяє організувати безперервний робочий процес та не порушити норми трудового законодавства.
