Довідник контрагентів у 1С 8.3 Бухгалтерія 3.0 є дуже важливим. У ньому зберігаються дані про всіх постачальників та покупців вашої організації. Помилки в цьому довіднику можуть бути критичними, особливо з реєстраційними даними.
Потрапити до цього довідника можна через розділ «Довідники».
Створіть нового контрагента з форми списку, що з'явилася.
Автоматичне заповнення
У шапці картки контрагента можна ввести його ІПН або найменування і натиснути на кнопку «Заповнити». У такому разі реквізити автоматично завантажаться з реєстрів ЄДРЮЛ/ЄГРІП.
Цей функціонал працює лише при підключенні до інтернет-підтримки. Вартість доступу до сервісу "1С Контрагент" складає 4800 руб. / Рік.
Якщо ви не підключені, програма видасть відповідне повідомлення та запропонує вам це зробити.
Натисніть «Так» і у вікні, введіть логін і пароль від ІТС. Його вам мали надати разом із договором поставки на конфігурацію. У тому випадку, якщо у вас немає доступу до ІТС з будь-якої причини, зверніться до нас.
Ручне заповнення
Також ви можете заповнити всі ці поля вручну.
Зверніть увагу, що при введенні ІПН та КПП програма здійснює їх перевірку. Якщо в програмі вже заведено контрагент з такими реквізитами, вам буде про це повідомлено. Вкрай не бажано дублювати контрагентів. Ви самі потім у них і заплутаєтеся.
Також програма перевіряє введені ІПН та КПП за форматом, затвердженим податковою службою.
Якщо у вас підключено інтернет-підтримку, всі контрагенти перевірятимуться на наявність у базі ФНП.
Знайдені у ФНП контрагенти по ІПН та КПП відображатимуться наступним чином.
Ті контрагенти, яких не вдалося знайти, відобразяться так, як показано на малюнку нижче.
У формі списку контрагентів також для зручності реалізована автоматична перевірка на наявність у базі ФНП. ІПН не знайдених контрагентів підсвічуватимуться червоним.
Запишіть створеного вами контрагента після того, як ви заповнили та перевірили всі реквізити.
Банківські рахунки
Ще одним важливим реквізитом у картці контрагента є його банківський рахунок. Він використовується при безготівковій оплаті. На цей рахунок ми переказуватимемо постачальнику кошти. Якщо контрагент є покупцем, то з цього рахунку він здійснить оплату. Розрахунки у безготівковому вигляді зараз найпопулярніші.
У картці контрагента виберіть банк, у якому він обслуговується, та вкажіть номер розрахункового рахунку. Це буде основний рахунок нашого контрагента для безготівкової оплати.
У 1С 8.3 існує вбудована перевірка на коректність введеного номера рахунку. І у разі допущеної помилки система повідомить вас про це.
Якщо перейти в картці контрагента за гіперпосиланням «Банківські рахунки», ми побачимо, що наш рахунок автоматично туди додався і встановився як основний. До цього списку можна додати інші рахунки.
Документи
На закладці «Документи» картки контрагента можна переглянути або створити певні документи щодо нього. До них відносяться, наприклад, реалізації, повернення тощо.
Договори
При здійсненні роботи з контрагентом, чи то купівля, продаж чи інші дії, ми укладаємо з ним договір. Надалі він обирається у відповідних документах. Усі договори з нашим контрагентом відображаються на відповідній закладці його картки у довіднику.
Створимо з цього списку новий договір. Найголовніше – правильно вказати його вид (з постачальником, покупцем тощо).
У одного й того контрагента може бути кілька договорів, зокрема і з різними видами. Наприклад, наша фірма виготовляє офісні крісла. Ми можемо закуповувати в будь-якої організації матеріали для їх виготовлення, і при цьому їм продамо партію наших крісел.
Заповніть основні поля та запишіть договір.
Призначити договір основним можна зі списку всіх договорів контрагента. Тоді у нього з'явиться відповідна ознака у першій колонці (зелений прапор).
Також до договору можна прикріпити файл, наприклад, скан-копію підписаного в паперовому вигляді договору або копії документів контрагента
Дивіться також відео про заповнення та по роботі з довідником «Контрагенти» в цілому:
Програма «1С:Бухгалтерія 8» редакції 3.0 дозволяє не тільки автоматично сформувати декларацію з ПДВ за новою формою та відправити її до податкових органів через 1С-Звітність, але й допомагає користувачеві бути впевненим, що всі дані про контрагентів та про власну організацію, що потрапляють у декларацію з інформаційної бази, коректні (нова функціональність доступна починаючи з релізу 3.0.39). Як у цьому переконатись? Потрібно використовувати усі вбудовані в програму можливості.
Історія змін КПП контрагента
Як відомо, дані рахунки-фактури та декларації з ПДВ мають бути ідентичними. Компанія має право відобразити в обліку раніше отриманий рахунок-фактуру. Але КПП може бути іншим, оскільки за цей час адреса місцезнаходження у контрагента змінилася.
Щоб уникнути питань контролюючих органів, відомості про КПП мають бути актуальними.
Починаючи з версії 3.0.39 «1С:Бухгалтерії 8» у програмі є можливість зафіксувати та зберегти зміну КПП контрагента.
Для цього у довіднику Контрагентислід перейти за посиланням Історія, розташованої поруч із полем КПП(Див. рис. 1).
Якщо відомості про реєстрацію контрагента змінилися, необхідно вказати дату зміни КПП.
Історія змін реєстрації у податковій інспекції власної компанії
Для зберігання програмі змін про КПП своєї організації служить спеціальний регістр відомостей. З нього дані потрапляють у звітність (у тому числі й у декларацію з ПДВ) відповідно до тієї дати, на яку вона формується.
У довіднику Організаціїпоряд з полем КППі поруч із полем Код інспекціїпотрібно перейти за посиланням Історія(Рис. 2). Якщо відомості про реєстрацію в податковому органі змінилися, слід зазначити дату зміни.
Відомості про зміни до КПП (контрагента та власної компанії) використовуються як у декларації з ПДВ, так і у друкованих формах первинних документів.
- Ретельно вивчити всі зміни у правилах оформлення рахунків-фактур, реєстрації їх у книгах продажу та книгах покупок.
- Приділити особливу увагу обліку ПДВ за посередницькими операціями, розрахунками з авансів, формування книг покупок та продажів.
- Ознайомитися з порядком заповнення нової декларації з ПДВ , зрозуміти які розділи необхідно здавати залежно від здійснюваних операцій.
- Організувати взаємодію з ФНП безпосередньо, без тривалих вивантажень та завантажень у сторонні програми прямо в «1С:Бухгалтерії 8» та інших програмах, в які включено сервіс 1С-Звітність.
- Використовувати системи електронного документообігу (1С-Такська), вбудовані в програми "1С:Підприємства". Це суттєво знизить ризик розходження відомостей книг покупок та продажів у взаємодіючих контрагентів.
- Проводити ретельну перевірку контрагентів за базами ФНП за допомогою сервісу 1С:Контрагент: при включенні нового контрагента до довідника «1С:Бухгалтерії 8», при оформленні документів, при формуванні декларацій.
- Слідкувати за найбільш значущими змінами законодавства щодо ПДВ.
- Надсилати питання, що виникають під час ведення обліку з ПДВ та підготовки звітності на [email protected]із зазначенням у темі листа "ПДВ 2015" (гарантовано відповідь буде отримано за наявності Договору ІТС рівня ПРОФ).
- Бути в курсі новин, отримувати актуальну та надійну інформацію щодо підтримки нового порядку в інформаційній системі 1С:ІТС, на сайті сайт, в журналі БУХ.1С.
У новій редакції 1С Комплексна автоматизація та ERP 2.4 з'явився механізм зберігання історичних даних щодо контрагенту.
Якщо контрагент змінював адресу, назву або КПП, ця інформація буде братися з історії на дату документа автоматично. Не слід друкувати старі документи та звіти вручну в друкованій формі.
Погляньмо, як працювати з цим механізмом.
Історія змін КПП
Значення КПП, що діє на поточну дату, зберігається в самому реквізиті довідника «Контрагенти». Перше значення можна ввести, як і раніше, прямо в полі КПП:
А тепер уявімо, що КПП змінився.
Тоді дії користувача не такі очевидні. Якщо користувач спробує внести нове значення у поле КПП, то старе значення перезапишеться банально. Нове значення вважатиметься встановленим спочатку.
Дату початку дії нового значення можна встановити довільну.
Якщо все зроблено правильно, то після збереження змін у табличній частині поряд з КПП з'явиться посилання "встановлений з такої дати":
Ось тепер усе почне працювати.
Історія змін Короткого найменування
З найменуванням все схоже. Найменування, що діє на поточну дату, зберігається в самому реквізиті довідника «Контрагенти». Перше значення вводимо у формі довідника:
Значення, введене у поле довідника, записується в єдиний рядок, без дати.
Якщо все зроблено правильно, то після збереження змін у табличній частині поряд із Сокр. найменуванням з'явиться посилання "встановлено з такої дати":
Історія змін адрес
І останнє. Програма тепер зберігає історію для контактної інформації типу "Адреса".
Цей сервіс не ввімкнено за замовчуванням. Для виду контактної інформації необхідно спеціально вказати, що потрібне збереження історії змін.
Для цього йдемо в меню:
НСІ та адміністрування - Загальні налаштування - Контактна інформація - Види контактної інформації
Тут вибираємо адресу. Наприклад, я візьму Юридичну адресу.
Відкриваємо і в картці виду контактної інформації потрібно поставити галочки. Редагування тільки в діалозі та Зберігати історію змін. Власне перша галочка нам потрібна тільки тому, що без неї не доступна друга.
А тепер йдемо в контактну інформацію контрагента та відкриваємо у ньому юридичну адресу. У картці з'явилося посилання "Історія змін".
Щоб заповнити нову адресу після того, як вона змінилася, потрібно її додавати з табличної частини Історія змін.
Тоді він додасться до нового рядка вже з датою початку дії:
У самій картці адреси в "Історії зміни" тепер видно, що є два записи (хоча додавали ми одну:)).
У базі 1С вже давно доопрацьовано та діє програма перевірки ІПН «Ідентифікаційний номер платника податків» та КПП «Код причини постановки». Ця перевірка реалізована за допомогою сайту Федеральної податкової служби. Перевірка дуже необхідна співробітникам бухгалтерії, щоб перевірити відповідність ІПН та КПП, які зазначені у наданих первинних документах контрагентами. Давайте розглянемо в цій статті, як реалізована перевірка, коли не діє або змінено КПП в 1С.
Де здійснюється перевірка реквізиту КПП у програмі 1С?
Перевірка коду причини постановки, у програмі 1С здійснюється у:
- Довіднику (при введенні нового контрагента або зміні реквізитів по існуючому;
- документи (надходження товарів);
- Звіти (книга покупок, книга продажів).
Перевірка КПП у довіднику "Контрагент" бухгалтерської програми "1С: Бухгалтерія 8" версія 3
Спочатку потрібно зайти в головне меню програми та вибрати розділ «Довідники», потім у блоці «Покупки та продажі» вибрати пункт «Контрагенти».
Відкриється картка «Контрагенту», в якій потрібно заповнити такі реквізити, як:
- Вид контрагента;
- Найменування;
- Повне найменування;
- ІПН «Ідентифікаційний номер платника податків»;
- КПП "Код причини постановки";
- ОДРН «Основний державний реєстраційний номер;
- Та інші.
При заповненні ІПН та КПП запускається сервіс перевірки цих реквізитів, якщо фізичної чи юридичної особи немає в базі ФНП, наприклад, у разі її ліквідації, то виходить повідомлення «Контрагент відсутній у базі ФНП».
При заповненні неправильного коду причини постановки, вийде повідомлення «Можливо, КПП не відповідає формату».
Статус перевірки реквізитів ІПН та КПП відображається у списку довідника «Контрагенти». За відсутності його в базі даних ФНП, реквізит по ІПН буде виділено червоним кольором.
Якщо організація має стосунки з контрагентом – відокремленим підрозділом, то реквізит «Код причини постановки», відповідає головному підприємству, а має інше значення. Воно присвоюється Федеральної податкової службою, у якій стала на облік відокремлений підрозділ.
У такому разі, не забувайте, до картки «Контрагенту» внести код причини постановки, що відповідає відокремленому підрозділу. А реквізит «Вигляд контрагента» вибрати «Відокремлений підрозділ».
У процесі діяльності фірми код причини постановки може змінюватись, якщо організація змінює фактичне місцезнаходження. І тут у картці «Контрагенту» існує історія цього значення.
Існує два варіанти зміни КПП у картці «Контрагент»:
- Встати на поле та занести нове значення;
- Натисніть кнопку, що знаходиться з правого боку, яка називається «Історія».
Результат, що в першому, що в другому випадку буде той самий. Змінений КПП "Код причини постановки" занесеться в історію КПП.
При зміні КПП у самому реквізиті необхідно враховувати дату зміни даного реквізиту, оскільки в історії проставиться поточна дата. Якщо дата зміни КПП не відповідає поточній даті, то потрібно зайти в історію і поміняти на потрібну.
Змінений код причини постановки фіксуватиметься у програмі «1С: Бухгалтерія 8» версія 3 у рахунку-фактурі, накладній, книзі покупок, книзі продажів, договорі та інші, з дати зміни, яка вказана в історії.
Перевірка КПП у звітах «Книга покупок» та «Книга продажів» бухгалтерської програми «1С: Бухгалтерія 8» версія 3
Вибираємо в головному меню розділ «Звіти» переходимо до блоку «ПДВ» та вибираємо «Книга покупок» або «Книга продажів». Заповнюємо:
- період;
- Організацію.
Далі натискаємо кнопку «Сформувати». Якщо у контрагентів не відповідає ІПН або КПП, то виходить повідомлення вказане нижче кнопки «Сформувати», такого змісту «Виявлено контрагенти, що не діють, за даними ФНП».
Перевірка КПП у документах бухгалтерської програми «1С: Бухгалтерія 8» версія 3
При рознесенні первинних документів на надходження товарно-матеріальних цінностей, робіт чи послуг у програмі 1С також перевіряється контрагент на відповідність реквізитів через сервіс ФНП.
При відображенні операції за допомогою оформлення документа «Надходження товарів» у програмі 1С, при виборі реквізиту «Контрагент» можна перевірити відповідність ІПН та КПП, натиснувши на кнопку «?», яка знаходиться після цього значення. Після цього спливає віконце, в якому, наприклад, буде написано «Контрагент відсутній у базі ФНП». 
Щоб було менше питань та проблем, у процесі роботи, будьте уважнішими при перевірці відповідності реквізитів контрагента під час укладання договорів, а також при занесенні їх бази 1С.
