Як і будь-яка інша банківська картка, відкривається на конкретну фізичну особу. Але особливість у тому, що ця особа має бути співробітником компанії, який уклав договір на випуск такої картки.

Банки можуть випускати дебетові та кредитові корпоративні картки (п. 1.5 Положення про емісію платіжних карток та про операції, що здійснюються з їх використанням, затвердженого Банком Росії 24 грудня 2004 р. № 266-П).

Утримувач дебетової (розрахункової) картки може здійснювати операції у межах встановленої банком суми. Дані розрахунки здійснюються з допомогою грошей компанії, що є її рахунку. З використанням кредитної картки власник може здійснювати операції за рахунок грошей, наданих банком у встановленому ліміті відповідно до умов кредитного договору.

І ті, й інші корпоративні карти можуть бути як іменними, так і безіменними. Іменні картки випускаються на конкретного співробітника компанії. Безіменні випускаються на компанію. Такою картою може користуватися будь-яке з . Як показує практика, організації переважно використовують дебетові карти із встановленням ліміту кожної карти різні категорії витрат і овердрафтом.

Як отримати картку

Щоб фірма повинна укласти договір з банком. До нього необхідно додати:

• список співробітників, які користуватимуться карткою. Їхні підписи мають бути завірені печаткою фірми;
• копії паспортів працівників, на імена яких випускаються картки;
• договори про використання карток встановленої банком форми, заповнені та підписані особисто співробітниками.

Корпоративна банківська картка видається безпосередньо власникові, зазначеній компанією у заяві про видачу банківської картки, або представнику компанії, яка діє на підставі довіреності.

Порядок використання корпоративних карток

Щоб співробітники могли вільно оперувати корпоративними картами, організації потрібно розробити положення про порядок їх використання (ч. 1 ст. 8 Трудового кодексу РФ). У ньому рекомендуємо встановити:

• перелік витрат та операцій, які можуть бути здійснені співробітником з корпоративної картки;
• ліміти розрахунків за корпоративними картками;
• термін, після якого співробітник повинен повернути картку;
• порядок подання звіту власниками карток за витраченими сумами;
• термін, протягом якого співробітник повинен подати до компанії авансовий звіт із додатком документів, що підтверджують;
• перелік документів, що приймаються як підтвердження вироблених витрат.

Крім того, необхідно затвердити список посад осіб, трудові обов'язки яких передбачають використання корпоративних карток (п. 1 ст. 847 Цивільного кодексу РФ). Співробітники, посади яких перелічені у списку, мають бути ознайомлені зі становищем під підпис (ч. 2 ст. 22 Трудового кодексу РФ).

Щоб виключити випадки втрати корпоративних карток, а також нецільове використання або розкрадання коштів, необхідно організувати в компанії облік прийому та видачі корпоративних банківських карток (ст. 9 Федерального закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»). Для цього доцільно розробити регістр, в якому відображаються такі дані: номери карток, П. І. О. їх власників, дати передачі та повернення карток. Факт видачі та повернення корпоративної картки буде підтверджено співробітником, який її отримав, та тим, хто веде облік даних карток.

Іменні корпоративні банківські картки можуть перебувати на руках у власників за умови дотримання вимог безпеки. Всі безіменні корпоративні картки зберігаються в сейфі компанії. Як правило, безіменні карти видають співробітнику для виконання певного завдання - оплати відрядження, представницьких або інших витрат.

Які витрати можна проводити за картою

Відповідно до пункту 2.5 Положення № 266-П, юридична особа може здійснювати з використанням банківських карток, зокрема такі операції:

• отримувати готівку для розрахунків у Росії, пов'язаних з діяльністю юрособи, в тому числі з оплатою витрат на відрядження та представницьких витрат;
• проводити оплату в рублях, пов'язану з діяльністю юрособи, у тому числі оплачувати відрядження та представницькі витрати в РФ;
• отримувати готівкову інвалюту за кордоном для оплати витрат на відрядження та представницьких витрат;
• оплачувати відрядження та представницькі витрати в іноземній валюті за межами РФ.

У бухгалтера компанії часто виникає питання: чи може відряджений співробітник використати за кордоном корпоративну картку для оплати послуг від імені організації? А якщо може, як уповноважений банк здійснює валютний контроль таких операцій?

Федеральним законом від 10 грудня 2003 р. № 173-ФЗ «Про валютне регулювання та валютний контроль» не встановлено обмеження на проведення валютних операцій між резидентами та нерезидентами.

Отже, відряджений за кордон співробітник, який діє від імені та за дорученням своєї організації, теоретично може використовувати корпоративну картку для оплати послуг.

Положення про порядок емісії, що діяло раніше, кредитними організаціями банківських карток (затверджено Банком Росії 9 квітня 1998 р. № 23-П) містило норму, згідно з якою при здійсненні валютних операцій з використанням корпоративних карток юридична особа була зобов'язана протягом одного місяця з дати здійснення операції подати до уповноваженого банку обґрунтування операції, у тому числі звіт про витрати. У Положення № 266-П, що діє в даний час, подібної вимоги немає.

При цьому пунктом 2.5 Інструкції Банку Росії від 4 червня 2012 р. № 138-І визначено, що при списанні іноземної валюти з розрахункового рахунку з використанням банківської картки довідка про валютну операцію до уповноваженого банку не надається. Окрім випадку здійснення валютних операцій, що вимагають оформлення паспорта правочину. Нагадаємо, що під час здійснення валютних операцій паспорт угоди можна не оформлювати, якщо загальна сума контракту не перевищує в еквіваленті 50 тис. дол. США за офіційним курсом на дату укладання контракту (п. 5.2 Інструкції № 138І).

Таким чином, організація має право оплачувати корпоративною банківською картою послуги за кордоном в іноземній валюті.

Звіт про витрачання грошей за корпоративною карткою

В даний час немає нормативних актів, які встановлюють, який документ має скласти співробітник компанії, щоб підтвердити витрачання коштів за корпоративною карткою. Тому організація може використати уніфіковану форму авансового звіту № АТ-1.

Примітка. Форму авансового звіту затверджено постановою Держкомстату Росії від 1 серпня 2001 р. № 55.

Також компанія має право розробити власну форму звіту (п. 4 ст. 9 Закону № 402-ФЗ), яку треба привести у додатку до бухгалтерської облікової політики (підп. 4 п. 3 ст. 21 Закону № 402-ФЗ, п. 4 ПБО) 1/2008).

Коли у співробітника виникає оподатковуваний ПДФО дохід

Здійснюючи виплати на корпоративні картки, треба пам'ятати, що співробітник має звітувати за отримані кошти: подати авансовий звіт із підтверджуючими документами.

Якщо співробітник своєчасно не звітував про витрачання коштів або не повернув зняті кошти з картки, у нього виникає дохід, оподатковуваний ПДФО (постанови Президії ВАС РФ від 5 березня 2013 р. № 14376/12, ФАС Західно-Сибірського округу від 19 лютого 2014 року) м. № А45-25321/2012). Хоча, на думку деяких суддів, відсутність підтверджуючих документів про витрачання виданих під звіт коштів або повернення їх до каси не є доказом того, що такі суми можна віднести до доходів працівників (ухвала Першого арбітражного апеляційного суду від 11 квітня 2013 р. № А43- 14173/2012, рішення Арбітражного суду Нижегородської області від 31 січня 2013 р. № А43-14173/2012).

Чи потрібно дотримуватися ліміту розрахунків

Пунктом 6 Вказівки Банку Росії від 7 жовтня 2013 р. № 3073-У обмежені розрахунки між юридичними особами, юридичними особами та підприємцями готівкою. Ліміт складає 100 000 руб. за одним договором.

Використання корпоративної банківської картки – це безготівковий розрахунок. Тому сума платежу може перевищувати 100 000 руб., Якщо працівник оплачує товари (роботи, послуги) у вигляді картки.

Однак зняття готівки співробітником з картки означає отримання коштів під звіт. І оскільки підзвітна особа здійснює подальші платежі від імені фірми, такі готівкові кошти у розрахунках мають використовуватися з урахуванням ліміту.

Штраф порушення ліміту розрахунків для підприємства становить від 40 000 до 50 000 крб., для посадової особи - від 4000 до 5000 крб. (Ст. 15.1 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення).

Бухоблік операцій з корпоративними картками

Бухгалтерський облік операцій із застосуванням корпоративних карток необхідно вести на рахунку 55 «Спеціальні рахунки в банках». Для зручнішого обліку операцій із корпоративних карток до цього рахунку відкривають субрахунок «Корпоративні карти». Аналітичний облік по даному субрахунку доцільно вести за кожною одержаною корпоративною карткою.

Примітка. Наявність та рух грошових коштів в інвалюті враховуються окремо.

приклад 1. Фірма направила співробітника у відрядження. У цьому йому видали корпоративну картку, зарахувавши її з розрахункового рахунки 45 000 крб. Після повернення з відрядження співробітник подав авансовий звіт.

Витрати склали:

• 16000 руб. - на проїзд;
• 30 000 руб. - Проживання;
• 6300 руб. - Добові;
• 3500 руб. - представницькі витрати.

ДЕБЕТ 55 субрахунок «Корпоративна карта»
КРЕДИТ 51

• 45 000 руб. - зараховано кошти на картку;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субрахунок «Корпоративна карта»

• 45 000 руб. - списано кошти з картки при оплаті працівником у безготівковій формі або у разі зняття готівки;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

• 52300 руб. - відображені витрати на відрядження;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

• 3500 руб. - Списано представницькі витрати;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

• 10800 руб. - здійснено остаточний розрахунок зі співробітником.

За допомогою корпоративної картки можна здійснювати розрахунки в інвалюті. Тоді використовуватиметься рахунок 57.

приклад 2.Змінимо дані попереднього прикладу. Припустимо, що співробітника було направлено в закордонне відрядження.

На купівлю валюти з розрахункового рахунку було перераховано 36900 руб., На карту було зараховано 900 дол. США. Курс валюти на дату купівлі становив 40 руб/USD. Витрати:

• 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) – витрати на проживання;
• 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) – добові.

В обліку зроблено такі проводки:

ДЕБЕТ 57 субрахунок "Корпоративна карта в рублях"
КРЕДИТ 51

• 36900 руб. - перераховані кошти для придбання валюты;

ДЕБЕТ 55 субрахунок «Корпоративна картка у валюті»
КРЕДИТ 57

• 36000 руб. ((600 USD + 50 USD х 6 дн.) х 40 руб/USD) - зараховано валюту;

ДЕБЕТ 91 субрахунок «Інші витрати»
КРЕДИТ 57

• 900 руб. (36 900 – 36 000) – відображені витрати на конвертацію рублів у долари США;

ДЕБЕТ 71

• 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) - зняті з картки кошти на оплату добових;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субрахунок «Корпоративна картка у валюті»

• 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) - списані з картки кошти в інвалюті на оплату готелю;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

• 36700 руб. (36 700 + 700) - відображені витрати на відрядження підзвітної особи на підставі авансового звіту.

Примітка. За день проїзду Росією добові покладено за нормами, встановленими для відряджень до (700 крб.).

Так як кошти компанії конвертувалися в іноземну валюту у розмірі витрат на відрядження співробітника і перераховувалися на корпоративну картку на дату розрахунків по карті, курсові різниці в обліку не виникають (п. 4, 5, 9 ПБО 3/2006, додаток до ПБО 3/2006 ).

Зверніть увагу! Витрати на карті повинні бути документально підтверджені. Інакше перевіряючі вирахують кошти, витрачені працівниками фірми, їх оподатковуваним доходом.

————————————————————————— 3. Порядок використання корпоративних банківських карток 3.1. Корпоративна банківська карта призначена для оплати | працівниками відрядження та господарських витрат компанії. 3.2. Випуск корпоративної банківської картки проводиться згідно з розпорядженням керівника компанії. 3.3. Корпоративні карти для здійснення господарських витрат видаються тільки уповноваженим працівникам, з якими укладено договір про повну матеріальну відповідальність. ¦ ¦ Співробітник, якому видано картку, отримує можливість розпоряджатися ¦ грошима на спеціальному картковому рахунку компанії. Кошти на |корпоративній карті належать компанії. 3.4. Список співробітників, на ім'я яких оформлені іменні корпоративні карти, наведено в додатку N 1. 3.5. Список посад, заміщення яких дає право користуватися ¦¦найменними корпоративними картками та розпоряджатися грошовими коштами¦ ¦компанії, наведено в додатку N 2 (зразок на с. 91). 3.6. Для отримання картки працівник повинен написати заяву на видачу | корпоративної картки на ім'я керівника компанії. 3.7. Облік прийому та видачі карток ведеться в журналі обліку корпоративних карток (додаток N 3). 3.8. Відповідальність за збереження корпоративної банківської картки, а також за витрачання коштів за нею в межах встановлених видаткових лімітів несе власник корпоративної картки. ¦ ¦ Про втрату або розкрадання корпоративної банківської картки власник зобов'язаний ¦ негайно повідомити кредитну організацію, що видала картку, з метою ¦ блокування операцій. Якщо з вини власника картки рахунок не буде вчасно заблокований, сума заподіяної шкоди стягується з власника картки. 3.9. Відомості про ПІН-код картки є конфіденційною інформацією. | Держачі картки не мають права розголошувати цю інформацію будь-яким третім особам.

Використання корпоративних банківських карток

3.10. Підставою для використання корпоративної банківської картки є наказ про відрядження працівника, службова записка або затверджений кошторис господарських витрат компанії. 3.11. Операції по карті працівник — утримувач картки може проводити тільки в межах ліміту, встановленого для картки за договором з банком-емітентом. 3.12. При придбанні канцелярських товарів, нормативно-довідкової літератури та оплати інших господарських витрат розмір разового платежу корпоративною карткою не може перевищувати 50 000 руб. за одним договором (рахунком). 3.13. Ліміт для зняття готівки на території РФ встановлюється в розмірі 100 000 руб. в день. Знімати готівкову іноземну валюту на території РФ не дозволяється. 3.14. Ліміт для зняття готівки за межами території РФ встановлюється в розмірі, еквівалентному 100 000 руб. в день. 3.15. За межами території РФ корпоративні картки дозволяється використовувати лише для оплати відрядних і представницьких витрат. Оплата корпоративною карткою за межами РФ господарських витрат не допускається. Суми, витрачені на ці цілі, до відшкодування не приймаються, вони утримуються із зарплати працівника, який порушив цей пункт. 3.16. Співробітники, чия робота пов'язана з постійними відрядженнями, мають право не здавати корпоративну картку протягом трьох місяців. Для інших працівників термін визначається індивідуально, але не більше одного місяця. 3.17. Авансовий звіт про кошти, використані за допомогою корпоративної банківської картки, подається в порядку та строки, передбачені п. п. 2.2 та 2.3 цього Положення. 3.18. У разі відсутності документів, що підтверджують цільове використання використання корпоративної банківської картки, стягнення з винного працівника використаної не за призначенням суми здійснюється відповідно до ст. ст. 238, 241 та 248 Трудового кодексу Російської Федерації. 3.19. Повернути витрачену не за призначенням суму працівник повинен у касу компанії протягом 10 робочих днів з дня затвердження авансового звіту. Інакше її буде утримано із зарплати. ———————————————————————————

Джерело - "Зарплата", 2014, № 4

Головна — Статті

Відкриття корпоративної пластикової картки

Вирішіть питання, пов'язані з оформленням картки

Карта оформляється після того, як із банком підписано відповідний договір. Однак перш ніж йти до банку, визначтеся з такими важливими моментами.

Скільки карток потрібно і на кого оформлювати

Корпоративна карта може бути лише іменною. Тобто картою може користуватися лише один співробітник фірми. Той, на кого цю картку оформлено. Якщо працівник передасть карту іншому, відповідальним за будь-які зловживання карткою все одно буде він сам. Тому, якщо потрібно, щоби доступ до грошей фірми по карті мали кілька осіб, для кожного оформляється індивідуальний "пластик".

До якого рахунку випустити

Банк може випустити картку до розрахункового рахунку. Тоді власник картки фактично матиме доступ до всіх засобів фірми. Це небезпечно, якщо картка, припустимо, оформлена на пересічного співробітника. Хоча, звичайно, на карті може бути встановлений ліміт, але все ж таки… Тому багато хто вдається до іншого варіанту — карта оформляється до спеціального карткового рахунку. Переказувати гроші на нього можна у тому обсязі, який потрібен. Тим самим кошти, які слід видати під звіт, будуть відокремлені від основних грошей компанії.

Є нюанси. Корпоративну карту можна випустити до розрахункового рахунку фірми. Але зручніше — до карткового рахунку, що спеціально відкривається.

Зауважте, карту можна відкрити не лише до рублевого рахунку, а й до валютного. Наприклад, для випадків коли співробітники їздять у відрядження за кордон і там оплачують витрати у валюті. Хоча, щоправда, мати валютний рахунок саме для оплати видатків за кордоном немає потреби — адже можна завжди розплачуватись і карбованцевою корпоративною карткою. Виникнуть лише додаткові витрати на конвертацію (п.

Положення про корпоративні картки зразок

2.6 Положення Банку Росії від 24.12.2004 N 266-П).

За рахунок яких коштів поповнюватиметься

Корпоративна картка може бути розрахунковою (дебетовою) або кредитною. Розрахунки по дебетової карті можна здійснювати, якщо на рахунку, до якого прив'язана карта, є кошти. За кредитною карткою наявність коштів на рахунку не є обов'язковою. Банк сам надасть необхідну суму. Зрозуміло, за плату та в межах обумовленого ліміту. А потім уже ваша компанія сплатить борг перед банком.
Майте на увазі, що не всі банки відкривають корпоративні картки різних видів. Так, наприклад, хтось надає і кредитні, і дебетові картки, а хтось лише дебетові. Тому цей момент краще уточнити наперед, після чого вже звертатися до банку. Він сам визначить перелік документів, які потрібно буде оформити. У будь-якому випадку від вас буде потрібна заява, і в ній ви вкажете тих співробітників, на ім'я яких треба випустити карти.

Важлива обставина. Корпоративна картка оформляється на конкретного співробітника. Для цього до банку подається заява із зазначенням його П.І.Б.

Підписуючи договір, зверніть увагу на умови використання картки, які пропонує банк. Так, банки часто встановлюють ліміт суми, яку можна зняти з картки протягом дня. А також комісію за зняття готівки. Все це важливо з'ясувати одразу, щоб можна було планувати витрати.
Зазначимо ще такий момент. Щоб активувати картку, часто потрібно переказати на рахунок певну суму грошей, особливо якщо йдеться про спеціальний картковий рахунок. За рахунок перерахованих грошей оплачуються витрати з випуску та обслуговування картки.

Повідомте податківців та фонди про відкриття спеціального карткового рахунку

Якщо у вас корпоративні картки прив'язані до вже існуючого розрахункового рахунку, нікого про їхнє відкриття не потрібно інформувати. Інша річ, коли картку випущено з відкриттям спеціального карткового рахунки чи знадобилося відкрити новий розрахунковий рахунок. Тоді про це обов'язково потрібно повідомити податківців та позабюджетні фонди. Зробити це потрібно протягом семи робочих днів після відкриття (пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ, пп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закону від 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Пам'ятка. Про відкриття спеціального карткового рахунку потрібно повідомити податкову інспекцію та позабюджетні фонди протягом семи робочих днів.

Повідомлення до податкової інспекції подайте за формою N С-09-1, наведеною у Наказі ФНП Росії від 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@. У ФСС РФ – за формою, затвердженою Наказом ФСС РФ від 12.04.2011 N 67. А у ПФР – за формою, яку знайдете на офіційному сайті фонду (www.pfrf.ru). Для цього у рядку пошуку на головній сторінці сайту введіть запит "Повідомлення про відкриття рахунку". У вас з'явиться посилання, пройшовши яким зможете скачати потрібний бланк.

Пропишіть порядок роботи з корпоративними картками у внутрішньому документі

Коли картки отримано та враховано, ви можете видавати їх тим працівникам, на яких вони оформлені. Але насамперед порядок видачі та використання карток пропишіть в окремому положенні та затвердіть його як внутрішній документ наказом керівника. Після цього ознайомте з ним усіх співробітників під підпис. Зокрема, у положенні доцільно передбачити такі моменти.

Які витрати можна оплачувати карткою

Вкажіть, для оплати яких витрат призначено картку. Це може бути витрати, пов'язані з відрядженням працівників, представницькі, і навіть господарські витрати (п. 2.5 Положення Банку Росії від 24.12.2004 N 266-П).

У якому порядку картки видаються працівнику

Ви можете видати картку співробітнику один раз, і він буде користуватися нею при необхідності, поки працює у вашій організації. А можете видавати картку лише на час виконання конкретних завдань, оформлених наказом керівника.
У будь-якому випадку заведіть спеціальний регістр, в якому ви фіксуватимете видачу карток та їх повернення. У регістрі передбачте такі поля:

• номер картки та П.І.Б. співробітника - власника картки;
• дата видачі картки працівникові;
• підпис співробітника в отриманні картки;
• дата повернення картки працівником;
• підпис особи, відповідальної за ведення регістру, при поверненні картки працівником.

Порада. Заведіть журнал або відомості про видачу корпоративних карток співробітникам. У документі фіксуйте видачу карток та їх повернення.

Такий контроль за рухом карток необхідний, щоб виключити випадки їх втрати або розкрадання.

Як користуватися карткою

Закріпіть у положенні, що картка має використовуватися безпосередньо співробітником. І передавати її третім особам не можна.
Передбачте, що є основою використання карти. Наприклад, наказ керівника виконання службового завдання. У наказі доцільно вказати конкретні види витрат та їх допустимий розмір.
За будь-якого використання картки — зняття готівки або розрахунків за нею — працівник повинен отримувати документи, що підтверджують вироблені витрати, та зберігати їх для звіту (чеки, рахунки, квитки на проїзд, квитанції, накладні тощо).

Як звітувати працівникам

Про витрачені кошти співробітник звітує до бухгалтерії, представивши авансовий звіт та документи, що підтверджують вироблені витрати. Термін подання авансового звіту також напишіть у положенні. Якихось тимчасових рамок для випадків безготівкового розрахунку закон не встановлює, тому можете орієнтуватися на терміни, встановлені під час роботи з готівкою. Зокрема підзвітна особа зобов'язана звітувати за витрачені кошти протягом трьох днів після закінчення терміну, який видано гроші під звіт, або з виходу працювати (абз. 2 п. 4.4 Положення про порядок ведення касових операцій, затвердженого Банком Росії від 12.10. 2011 N 373-П, далі - Положення N 373-П). Звіт має затвердити керівник організації.

Кожен факт використання картки відображайте в обліку

Видача корпоративної картки співробітнику ще не тягне за собою жодного запису в обліку. Цю операцію ви лише фіксуєте у журналі обліку корпоративних карток. А от якщо співробітник розрахувався карткою або зняв з неї готівку, то цю обставину вже потрібно відобразити на рахунках бухобліку. Проведення при цьому залежить від того, до якого рахунку прив'язана корпоративна карта. Якщо до розрахункового, то будь-яке витрачання коштів з картки відобразите на підставі виписки з банку наступним проведенням:

Дебет 71 Кредит 51

• видано співробітнику гроші під звіт із розрахункового рахунку.

А якщо картку відкрито до спеціального карткового рахунку, запис буде таким:

Дебет 71 Кредит 55

• видано співробітнику гроші під звіт зі спеціального карткового рахунку.

Підставою і в тому, і в іншому випадку буде банківська виписка.
Зверніть увагу: виписки з банку за рахунками можуть надходити до вас не щодня. У такому разі про зняття грошей з картки ви можете дізнаватися швидше від співробітників. Адже вони мають зберігати та додавати до авансового звіту не лише первинні облікові документи, а й квитанції банкоматів та терміналів про видачу (зняття) грошей. Якщо ви опинились у такій ситуації, видачу грошей під звіт відображайте з використанням рахунку 57 "Переклади в дорозі". Тобто на підставі авансового звіту робіть наступний запис:

Дебет 71 Кредит 57

А вже після надходження виписки спишіть кошти з рахунку, до якого прив'язана картка:

Дебет 57 Кредит 51 (52, 55)

• відображено списання коштів із рахунку.

Заборгованість із підзвітної особи спишіть на підставі затвердженого керівником авансового звіту. Повторимо, до звіту мають бути додані документи, які б підтверджували понесені витрати. Залежно від виду витрат виберіть потрібний дебетовий рахунок, а кореспондуючим завжди буде рахунок 71 "Розрахунки з підзвітними особами". Запис буде наступним:

Дебет 20 (08, 23, 26, 44, 91) Кредит 71

• відображено витрати, сплачені підзвітником.

Сутність питання. Гроші, витрачені по картці, списуйте до дебету рахунку 71 на підставі виписок банку. А після того, як співробітник подасть авансовий звіт, ви закриєте його заборгованість перед організацією.

Суми витрат, визначені на підставі авансового звіту, запишіть до графи 5 розд. I книги обліку доходів та витрат, якщо ви застосовуєте УСН з об'єктом оподаткування "доходи мінус витрати". І вид витрат, оплачених працівником, названо у переліку, наведеному у п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Не забувайте про правила списання, встановлені для конкретних видів витрат. Так, наприклад, якщо підзвітник придбав основний засіб, то витрачену суму включіть у витрати з моменту введення об'єкта в експлуатацію, розподіливши суму поквартально до кінця року (пп. 1 та абз. 8 пп. 3 п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст.346.17 НК РФ).
Якщо співробітник зняв гроші з картки і витратив їх не повністю, залишок оприбуткуйте в касу, оформивши касовий ордер. В обліку операцію відобразіть проводкою:

Дебет 50 Кредит 71

• внесений до каси залишок невитрачених готівки, знятих з картки підзвітним працівником.

приклад. Використання корпоративної картки
ТОВ "Персона", що застосовує УСН з об'єктом "доходи мінус витрати", у серпні 2013 р. оформило корпоративну картку на свого співробітника О.М. Галкіна. Карта випущена із відкриттям спеціального карткового рахунку. 30 серпня рахунок поповнено у сумі 30 000 крб. Цю операцію на підставі банківської виписки бухгалтер відбив проводкою:

Дебет 55 Кредит 51

• - 30 000 руб. - Перераховані гроші на корпоративну карту.

У вересні 2013 р. наказом керівника організації О.М. Галкіну доручено купити для організації канцелярське приладдя. Для оплати цих витрат 9 вересня співробітник отримав корпоративну банківську картку. Запис про видачу картки було зроблено в журналі обліку корпоративних карток.
10 вересня О.М. Галкін зняв із корпоративної картки 5000 руб. На цю суму він придбав канцелярське приладдя.
Про покупку співробітник звітував 11 вересня, представивши до бухгалтерії авансовий звіт та облікові документи, що підтверджують покупку. Цією ж датою звіт було затверджено керівником.
10 вересня на підставі банківської виписки бухгалтер сформував наступний запис:

Дебет 71 Кредит 55

• - 5000 руб. — видано гроші під звіт безготівковим способом на корпоративну картку.

Дебет 10 Кредит 71

• - 5000 руб. — оприбутковано придбане працівником канцелярське приладдя.

Також 11 вересня суму витрат у розмірі 5000 руб. бухгалтер записав до графи 5 розд. І книги обліку доходів та витрат на підставі пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
У день затвердження авансового звіту О.М. Галкін повернув корпоративну картку. Цей факт бухгалтер відобразив у журналі обліку корпоративних карток.

Нюанси, що потребують особливої ​​уваги. Гроші, зняті з корпоративної картки, вважаються засобами, виданими під звіт. За кожну витрату коштів на карті співробітник повинен звітувати, подавши до бухгалтерії авансовий звіт. До звіту мають бути додані документи, що підтверджують зроблені витрати.
Видача співробітнику корпоративної картки сама по собі не є підставою для запису в обліку. Проведення бухгалтер робить тільки під час руху коштів по карті.
Для контролю за рухом корпоративних карток ведіть спеціальний регістр обліку карток. Його можна назвати журналом чи відомістю.

Які документи потрібно оформлювати, якщо гроші під звіт видаються через корпоративну картку

Марина Марчук, податковий консультант

• Чи потрібно керівнику видавати наказ про видачу грошей під звіт на кожне використання картки?
• У п. 4.4 Положення N 373-П сказано, що тільки для отримання готівки підзвітній особі необхідно оформлювати заяву. А керівнику у свою чергу вказувати на цій заяві суму та строк підзвіту. Про безготівкові перерахування підзвітних сум, у тому числі на корпоративну банківську картку, у Положенні N 373-П не йдеться нічого. А значить, директору немає необхідності щоразу візувати заяву співробітника, якщо гроші під звіт перераховуються на картку. На практиці сума підзвіту регулюється лімітом. Це може бути або ліміт картки, або ліміт витрат, що прописаний у внутрішніх документах компанії.
• А що із заявою підзвітної особи? Воно теж необхідне лише при видачі готівки?
• Саме так. А якщо ви використовуєте картку, тобто видаєте гроші під звіт у безготівковий спосіб, можна обійтися без заяв від співробітників. Корпоративні карти якраз і створені для того, щоб мінімізувати обсяг документації та спростити процедуру розрахунків із підзвітниками.
• Чи потрібний наказ керівника на кожну видачу картки?
• При випуску корпоративної картки такий наказ необхідний, але надалі видача картки працівникові та її повернення регулюються нормами локального акта. Наприклад, положення про корпоративні карти. У цьому документі доцільно вирішити це питання найзручніше відповідно до специфіки компанії.
• Чи потрібен наказ керівника на поповнення спеціального карткового рахунку?
• Думаю, і це необов'язкова вимога, оскільки за безготівкового переказу керівник неодмінно має підписати платіжне доручення. Тобто документально оформити своє розпорядження про виплату коштів за вказаним призначенням. Відповідно, наказ на поповнення рахунку у такому разі буде зайвим.
• Чи може підзвітник виконувати нове завдання з розрахунком по карті, не оформивши авансового звіту за попереднім завданням?
• Насправді це може бути припустимо. Адже є тільки заборона на видачу готівки під звіт особі, яка не відзвітувала раніше виданого авансу. Про це йдеться у вже згаданому п. 4.4 Положення N 373-П. Однак ця вимога не стосується розрахунків за допомогою корпоративних карт. Крім того, за його порушення жодних санкцій не передбачено. Це підтверджує, наприклад, Постанову Дев'ятого арбітражного апеляційного суду від 13.05.2013 р. N 09АП-10884/2013.
• Корпоративна картка оформляється на конкретного співробітника. А що буде, якщо її дати іншому?
• За будь-які зловживання карткою все одно буде відповідальний той, на кого вона оформлена.
• Чи повинна підзвітна особа, що розраховується карткою, дотримуватись ліміту розрахунків у 100 000 руб.відповідно до п. 1 Вказівки Банку Росії від 20.06.2007 N 1843-У?
• Ні, це необов'язково, адже ліміт встановлений лише для готівкової оплати, а при використанні корпоративної картки розрахунки здійснюються у безготівковий спосіб.

Листопад 2013 р.

Зразкове положення про порядок використання корпоративних банківських карток

ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування організації ________________________________ ПОЛОЖЕННЯ Найменування посади керівника організації __________ N _____ _________ _____________________ Підпис Розшифровка підпису __________________ ________________________________ Місце складання дата Про порядок використання корпоративних банківських карток

1. Відомості про ПІН-код корпоративної картки є конфіденційною інформацією. Утримувачі картки не мають права розголошувати цю інформацію будь-яким третім особам.

Корпоративна карта: як правильно видати та використовувати

Звіт про цільову витрату коштів по корпоративній банківській карті подається до бухгалтерії організації:

- при використанні корпоративної картки виключно для отримання готівки - не пізніше 3 робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, а при видачі картки для оплати витрат на відрядження - не пізніше 3 робочих днів з дня повернення з відрядження, виключаючи день прибуття (для працівників підрозділів організації, розташованих у населених пунктах поза місцем знаходження організації, які подають звіт до бухгалтерії організації, — не пізніше 5 робочих днів);

- при використанні корпоративної картки для безготівкової оплати витрат - не пізніше 15 робочих днів з дати проведення оплати у безготівковій формі, за винятком дня оплати, або при проведенні оплати частково у безготівковій формі, частково у готівковій формі, за винятком дня оплати.

До звітів, крім документів, що підтверджують витрати, повинні додаватися чеки, що підтверджують оплату карткою.

3. Якщо немає документів, що підтверджують цільове використання коштів, або якщо директор не затвердив авансовий звіт, то списані з корпоративної картки суми стягуються з власника картки та будуть утримані з її заробітної плати.

4. Список працівників, на ім'я яких оформлено корпоративні картки, наведено у додатку N 1.

5. Видача та повернення карток ведеться в журналі обліку корпоративних карток за формою згідно з додатком N 2.

6. У разі втрати або розкрадання корпоративної банківської картки власник картки зобов'язаний негайно повідомити про це банк, що видав картку, для блокування операцій по ній. Якщо з вини власника картки рахунок не буде вчасно заблокований, сума завданих збитків стягується з власника картки.

Додаток N 1
до положення від _______ N __

Список працівників _______________________________ (найменування організації) на ім'я яких оформлені корпоративні банківські картки —————————————————————————— ¦N ¦ П.І.Б. Паспортні дані Тип карти Номер картки п/п працівника (номер, ким і коли виданий) ——+—————+ 1 1 ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+————————+———+—————+ 2 ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ——+————-+ 3 —————————+———+—————-

Додаток N 2
до положення від _______ N __

Журнал обліку корпоративних карт ___________________________ (найменування організації) ————————————————————————— ¦Номер ¦П.І.Б. |Термін, на який|Дата|Підпис|Дата|Підпис|карти|держателя|карта видана|видачі|держателя|здачі|держателя|| -+—————-+——-+———+———+———+ +———+———+————-+ ——++———+———+———+ +———+———+—————-+——++——+ ——+———+ ———+———+—————+——-+———+———+———-

Корпоративна банківська карта – це сучасний мобільний засіб платежу, який дозволяє працівникам здійснювати покупки та оплачувати рахунки на користь організації практично будь-де і будь-коли. Розповідаємо, що собою представляють корпоративні банківські картки, чим відрізняються від звичайних, а також про порядок їх оформлення та використання.

Що таке корпоративні карти

Співробітникам постійно доводиться щось оплачувати від імені та на користь своїх організацій: представницькі та витрати на відрядження, рахунки постачальників, комунальників, офісне приладдя, проїзні квитки тощо.

Щоб не оплачувати подібні витрати за власний рахунок, працівники змушені звертатися до каси організації за видачею підзвітних грошових сум, а також подавати звіти про вже витрачені кошти. У цьому має бути дотриманий встановлений п. 5 і 6 Вказівки ЦБ РФ від 07.10.2013 № 3073-У ліміт видачу коштів із каси у межах договору (100 000 рублів).

Шпаргалка за статтею від редакції БУХ.1С для тих, хто не має часу

1. Корпоративна картка - різновид дебетових та кредитних банківських карток, що дозволяє співробітникам підприємства самостійно оплачувати представницькі, відрядження та інші витрати, безпосередньо пов'язані з господарською діяльністю організації.

2. Гроші на корпоративній карті - це гроші самої організації, і при використанні картки відбувається автоматичне витрачання грошей з її розрахункового рахунку.

3. Корпоративні карти бувають дебетові та кредитні, іменні та на пред'явника, рублеві та валютні.

4. Інформувати податківців та позабюджетні фонди про оформлення корпоративних карток організації не зобов'язані.

5. Корпоративні картки можуть бути використані як для зняття готівки, так і для здійснення безготівкових розрахунків.

6. Порядок звітності щодо знятих та переведених з корпоративної картки грошей організація затверджує самостійно.

Таким чином, стандартна видача грошей під звіт пов'язана з відомими незручностями: тимчасові витрати, паперовий документообіг та обмеження суми коштів. Набагато зручнішою та сучаснішою альтернативою даному способу видачі грошей співробітникам є використання ними корпоративних банківських карток.

Корпоративна картка є різновидом дебетових і кредитних банківських карток, яка дозволяє співробітникам підприємства самостійно оплачувати представницькі, відрядження та інші витрати, безпосередньо пов'язані з господарською діяльністю організації.

Гроші на такій карті – це гроші самої організації, і при використанні картки відбувається автоматичне витрачання грошей з її розрахункового рахунку. Як варіант – із карткового рахунку, до якого прив'язана корпоративна карта. Тому на корпоративних картах найчастіше встановлено ліміт на зняття та витрачання коштів з метою запобігання великим розтратам.

Право на застосування корпоративних карток може мати як один співробітник організації (наприклад, головний бухгалтер), так і кілька. Зазвичай корпоративні карти мають директор, бухгалтер, секретар, а також ті працівники, чия діяльність пов'язана з регулярними відрядженнями.

Корпоративні карти бувають наступних видів:

Дебетові– при розрахунках застосовуються власні кошти організації. У цьому передбачається можливість підключення овердрафту – якщо закінчилися кошти, організації банк надає позикові кошти у певному обсязі.

Кредитні- Співробітники знімають і розплачуються грошима не самої організації, а позиковими коштами, що належать кредитній установі.

Також картки можуть бути іменні(оформляються на конкретного співробітника та можуть бути використані тільки ним) та карти на пред'явника(Німенні, розраховуватися та знімати гроші з таких карток дозволяється будь-яким особам, що пред'являють картку до оплати).

Крім того, розрізняють рублеві та валютні корпоративні картки. Оформлення останніх виправдано, зокрема, у разі необхідності оплати витрат, пов'язаних із закордонними відрядженнями співробітників.

Оформлення корпоративних карток

Порядок випуску та отримання корпоративних карток регулюється Положенням ЦБ РФ від 24.12.2004 № 266-П «Про емісію платіжних карток і про операції, що здійснюються з їх використанням». Оформлення корпоративних карток здійснюється банками на підставі відповідної заяви організації.

Корпоративна банківська карта перестав бути банківським рахунком, а є лише засіб платежу (п.1.12 Положення ЦБ РФ від 24.12.2004 № 266-П). Тому заклад корпоративної картки можливий лише за наявності в організації існуючих банківських рахунків. Без діючого рахунку отримати картку неможливо.

Корпоративну карту можна прив'язати як до наявного розрахункового рахунку, і відкрити окремий рахунок під таку карту. Якщо організація відкриває спеціальний картковий рахунок, гроші на ньому зберігатимуться автономно та незалежно від грошей на розрахунковому рахунку. До одного рахунку можна прив'язати кілька корпоративних карток.

Організації не зобов'язані інформувати податківців та позабюджетні фонди про оформлення корпоративних карток. Втім, не зобов'язані вони повідомляти і про відкриття карткових рахунків, оскільки цей обов'язок було скасовано Федеральним законом від 02.04.2014 № 52-ФЗ.

При відкритті карткового рахунку під корпоративну картку до заяви про її відкриття (від імені юридичної особи) зазвичай прикладається виписка з ЄДРЮЛ, заява майбутнього власника корпоративної картки про випуск картки, його паспорт, а також довіреність на власника картки з правом розпорядження коштами по картці. Конкретний список документів встановлює банк.

Також банк пропонує встановити певні ліміти на списання грошей із картки. По кожній карті можна встановити індивідуальні ліміти. Вони можуть бути постійними чи тимчасовими. Наприклад, за домовленістю з організацією банк може заборонити власникам корпоративних карток списувати з картки більше 10 000 рублів на тиждень.

Корпоративні карти

Що, на вашу думку, заважає широкому використанню корпоративних банківських карток?

Використання корпоративних карток

Корпоративні карти можуть бути використані як для зняття готівки, так і для здійснення безготівкових розрахунків. При цьому для здійснення цих операцій працівникам не потрібно писати жодної заяви, а керівництву видавати окремий розпорядчий документ (пп.6.3 вказівки ЦБ РФ від 11.03.2014 № 3210-У). Не потрібно переводити гроші з банку до каси підприємства та видавати їх під звіт. У разі зняття з корпоративної картки готівки також не потрібно проводити ці гроші через касу.

Гроші за допомогою картки можуть бути зняті та переведені на інший рахунок самим працівником у будь-який час у разі відповідної необхідності. Приватним випадком такої потреби є службове відрядження.

Вирушаючи у відрядження, співробітник за допомогою корпоративної картки може сплатити проїзні квитки, ПММ, готельні номери, послуги їдалень та кафе, а також всі супутні представницькі витрати. Крім того, за наявності валютної корпоративної картки працівник, який перебуває за межами Росії, безперешкодно може зняти з такої картки іноземну валюту.

Усі списані таким чином із корпоративної картки гроші автоматично вважаються виданими під звіт командованому співробітнику. Співробітнику, який повертався з відрядження, потрібно лише звітувати про вироблені витрати за уніфікованою формою № АТ-1.

При цьому складати звіти щодо всіх випадків витрачання коштів з картки не потрібно. Законодавство таких правил не містить. Тому співробітник має право надати єдиний авансовий звіт з усіх випадків зняття та витрачання грошей з картки. Надання підтверджуючих документів (касових чеків, проїзних квитків тощо) відбувається у загальному порядку.

Порядок звітності щодо знятих та переведених з корпоративної картки грошей організація затверджує самостійно. Періодичність здачі у бухгалтерію таких авансових звітів також встановлює сама організація з урахуванням характеру своєї діяльності.

Щоб мати можливість скористатися корпоративною банківською карткою, співробітник повинен мати іменну корпоративну картку або значитися у списку працівників організації, які мають право на використання безіменні корпоративних карток. Цей перелік затверджується керівником організації.

За загальним правилом, обумовленим самою сутністю корпоративної картки, не допускається її використання з наступними цілями:

• виплата працівникам зарплати;
• виплата співробітникам допомоги та компенсацій;
• придбання товарів та послуг для особистих цілей, не пов'язаних із господарською діяльністю організації.

Але це правило не означають, що гроші з корпоративної картки не можуть бути використані з вищезазначеною метою. Насправді можуть, оскільки жодних обмежень на використання корпоративних карток законодавство не містить. При цьому зняття грошей з картки з метою, не обумовленої потребами самої організації, потрібно належним чином оформити. Так, для виплати зарплати бухгалтер може зняти гроші з картки та внести їх до каси організації, використовуючи прибутково-касовий ордер.

Співробітники також можуть використовувати корпоративні картки в особистих цілях (вчасно відстежити та запобігти цьому не вдасться), але при цьому утворюється розтрата. Її необхідно заповнити за рахунок зарплати працівника.

БУХ.1С відкрив канал у месенджері Telegram.Цей канал щодня з гумором пише про головні новини для бухгалтерів та користувачів програм 1С. Щоб стати передплатником каналу, необхідно встановити месенджер Telegram на телефон або планшет і приєднатися до каналу: https://t.me/buhru (або набрати @buhru у рядку пошуку Telegram). Новини про податки, бухоблік та 1С - оперативно у вашому телефоні!

Прив'язана до рахунку юрособи. Призначена для оплати витрат, пов'язаних з господарською або основною діяльністю компанії, у тому числі накладних, представницьких, транспортних та витрат на відрядження, а також отримання готівкових коштів. Карта не може бути використана для розрахунків з оплати праці та виплат соціального характеру. За своєю суттю корпоративна карта є аналогом грошових коштів, виданих під звіт. Можливо як дебетової, і кредитної.

Для оформлення картки юрособі необхідно укласти з банком договір про випуск та обслуговування корпоративних карток, де відображаються відомості про співробітників, які користуватимуться цими картками. До договору слід додати заяви працівників на випуск карток та довіреності на них від компанії. А також для відкриття карткового розрахункового рахунку необхідно подати до відповідних документів. Протягом семи робочих днів із дня відкриття чи закриття рахунку у банку з обслуговування корпоративних карток необхідно повідомити звідси податкову інспекцію (ст. 23, 6.1 НК РФ). За порушення цього терміну передбачено штраф у розмірі 5 тис. рублів за ст. 118 НК РФ.

Можлива кількість карт, що відкриваються до рахунку, визначається кожним банком на свій розсуд. Наприклад, в Банке24.ру можна прив'язати до одного рахунку необмежену кількість корпоративних карток.

Плюси використання корпоративних карток для організації:

Скорочення операційних витрат та часу, пов'язаних із видачею підзвітних сум. Компанії не треба отримувати в банку готівку на господарські витрати, а також здійснювати їх доставку та зберігання;

Не треба купувати інвалюту для закордонних відряджень або відкривати валютний рахунок, а також не потрібно оформлення декларацій під час перетину кордонів. Кошти будуть списуватися з карткового рахунку компанії з автоматичною конвертацією у валюту тієї країни, в якій знаходиться власник картки;

Управління та контроль за витратами компанії. Можливість встановлення лімітів за картами та підключення СМС-інформування дозволяють у режимі реального часу контролювати витрати коштів уповноваженим співробітником. Наприклад, організація може в будь-який час поповнити картку або збільшити ліміт операцій командованого співробітника. Також банк надає компанії детальну виписку щодо операцій з використанням карток. За рахунок цього бухгалтерія компанії може контролювати цільове витрачання коштів працівниками;

Можливість здійснювати платежі у сумі понад 100 тис. рублів. Відповідно до вказівки ЦБ РФ від 20 липня 2007 року № 1843-У, розрахунки готівкою в РФ між організаціями, у тому числі індивідуальними підприємцями, пов'язані із здійсненням ними підприємницької діяльності, в рамках одного договору можуть здійснюватися у розмірі, що не перевищує 100 тис. рублів. Розрахунки за допомогою корпоративної картки належать до безготівкових платежів – таким чином, це обмеження на операції з корпоративними картками не поширюється;

За допомогою картки можна здійснювати покупки в Інтернеті;

Цілодобовий доступ до коштів на рахунку організації. Можливість у будь-який час отримувати готівку у банкоматах;

Можливість прикріпити всі корпоративні картки до одного карткового рахунку з єдиним витратним лімітом для всіх співробітників організації або всі корпоративні картки поділити на групи зі своїм витратним лімітом;

Зниження ризику втрати чи крадіжки готівки. При втраті картки клієнт може її заблокувати, зберігши гроші;

Хороша альтернатива чековій книжці.

Також, залежно від типу картки та програми банку, корпоративні картки мають певні види знижок та пільг.

Річний сервіс однієї корпоративної карти у російських банках загалом коштує від 1 тис. рублів. Наприклад, у банку «Авангард» річне обслуговування картки MasterCard Business коштує 900 рублів, а MasterCard Gold – 2 тис. У Санкт-Петербурзькому Індустріальному Акціонерному Банку (СІАБ) річне обслуговування картки коштуватиме 1 тис. рублів.

Банки можуть встановлювати по карті незнижуваний залишок за рахунком. Так було в банку «Авангард» він дорівнює 10 тис. рублів, в Промсвязьбанке – 3 тис.

Дивитись що таке "Корпоративна карта" в інших словниках:

КОРПОРАТИВНА КАРТА- (англ. corporate card) – платіжна картка, що дозволяє її власнику проводити операції з рахунку юридичної особи. Банк випускає К.к. на користь співробітників юридич. особи, які використовують їх для оплати витрат на відрядження та представницьких витрат, …

КОРПОРАТИВНА КАРТА- банківська карта, яка дозволяє її власнику проводити операції за рахунком юридичної особи. Словник понять та термінів, сформульованих у нормативних документах російського законодавства

Універсальна електронна картка- (УЕК) пластикова картка, що поєднує у собі документ, що засвідчує особу, поліс обов'язкового медичного страхування, страхове свідоцтво обов'язкового пенсійного страхування, платіжну банківську картку. Інформаційне… … Вікіпедія

КРЕДИТНА КАРТА- (англ. credit card) іменний платіжно-розрахунковий документ у вигляді персоніфікованої пластикової платівки, що видається банком емітентом своїм вкладникам для безготівкової оплати, придбання ними в кредит товарів та послуг у роздрібній торговельній мережі, … Економічний словник

ПЛАТЕЖНІ КАРТИ- інструмент безготівкових розрахунків, що застосовується для ідентифікації власників карток у момент здійснення операції та для оформлення розрахункових документів, що визначаються законодавством та правилами роботи карткових платіжних систем. П.К. - одне з… … Фінансово-кредитний енциклопедичний словник

- - Корпоративна карта платіжної системи Visa. У Росії її не випускається, найчастіше використовують у США. Пропонується банками із 1994 року. Картка призначена для скорочення витрат та паперової роботи в організаціях, а саме для невеликих закупівель. Банківська енциклопедія

Л.А. Єліна, економіст-бухгалтер

7 правил для корпоративної картки

Як враховувати рух грошей по банківській картці та їх витрачання працівником

Тексти згаданих у статті Листів Мінфіну та ФНП можна знайти: розділ «Фінансові та кадрові консультації» системи КонсультантПлюс

Корпоративна банківська картка – гарний вихід, якщо працівникам треба самим щось оплачувати. Гроші на рахунку належать організації, але картка випускається на конкретного працівника п. 1.5 Положення, затв. ЦБ 24.12.2004 № 266-П (далі - Положення № 266-П). Про правила використання корпоративної картки та обліку операцій, з нею пов'язаних, ми й розповімо.

ПРАВИЛО 1. Про картковий рахунок треба інформувати податкову та позабюджетні фонди

Для корпоративної картки відкривається окремий банківський рахунок п. 2 ст. 11 НК РФ. Про цей рахунок (як про його відкриття, так і про його закриття) треба повідомити і ІФНС, і ПФР, і ФСС за місцезнаходженням організації.

Рекомендовану форму повідомлення про відкриття рахунку можна знайти: сайт ПФР→ Роботодавцям → Сплата страхових внесків та подання звітності → Звітність та порядок її подання → Рекомендовані зразки документів

Зробити це потрібно протягом 7 робочих днів з дня відкриття такого рахунку п. 2 ст. 23, п. 6 ст. 6.1 НК РФ; п. 1 ч. 3 ст. 28, ч. 6 ст. 4 Закону від 24.07.2009 № 212-ФЗ (далі – Закон № 212-ФЗ); Постанова Президії ВАС від 21.09.2010 № 2942/10. Для цього слід направити:

• до податкової - повідомлення за формою № С-09-1 утв. Наказом ФНП від 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@. Заповнюючи цю форму, інформуйте саме про відкриття рахунку у банку, а не про виникнення прав на використання корпоративного електронного засобу платежу (КЕСП). Адже КЕСП та корпоративна банківська карта - не одне й те саме.

Повідомляє

1 - про відкриття рахунку 2 - про закриття рахунку 3 – про виникнення права використовувати КЕСП 4 – про припинення права використовувати КЕСП

При повідомленні до інспекції про відкриття банківського рахунку для використання корпоративної банківської картки у цих осередках форми № С-09-1 треба поставити «1»

1 - у банку 2 - в органі Федерального казначейства (іншому органі, що здійснює відкриття та ведення особових рахунків)

• у ФСС - повідомлення за рекомендованою ним формою Лист ФСС від 28.12.2009 № 02-10/05-13656;
• у ПФР – повідомлення за рекомендованою формою, яку можна знайти на сайті Фонду.

До речі, до одного карткового рахунку може бути випущено кілька карток - основна і додаткова. п. 2.1 Положення № 266-П. Причому до того самого рахунку можуть бути випущені карти на різних працівників вашої організації. Про випуск кожної з додаткових карток повідомляти в інспекцію та фонди не потрібно.

ПРАВИЛО 2. Видача корпоративної картки на рахунках бухобліку не відображається

Сама картка належить банку, тому в обліку вона не відображається. Якщо банківська картка іменна і працівник сам отримуватиме її у банку, то вести журнал обліку банківських корпоративних карток необов'язково. Хоча іноді бухгалтеру доводиться заповнювати доручення отримання конкретним працівником у банку корпоративної карти (зразок довіреності, зазвичай, надає сам банк).

Про те, кому з працівників видано карти, банк може повідомити вашу організацію в реєстрі на випуск міжнародних корпоративних карток або в іншому документі (це залежить від прийнятої в банку системи документообігу та умов, прописаних у вашому з ним договорі).

ПРАВИЛО 3. Через касу не треба проводити гроші, одержані працівником через банкомат

Останнім часом бухгалтери скаржаться на те, що інспектори під час перевірок роблять їм зауваження: у касовій книзі не відображено операцій зі зняття працівниками грошей із банківської картки. Нібито ці гроші в день їх зняття треба оформити як ті, що надійшли в касу і тут же - як видані під звіт. Якщо ж через касу такі гроші не пройшли, то штрафують організацію за неоприбуткування до каси готівки. ст. 15.1 КпАП РФ.

Думка читача

Коли ми тільки відкрили банківську корпоративну картку, то боялися, що будуть складнощі з розрахунком касового залишку. Адже закриваємось ми о 18.00, а працівник може зняти готівку через банкомат навіть глибокої ночі. Але виявилося, що ці гроші по касі взагалі не треба проводити”.

Зухра,
м. Уфа

Проте зрозуміло, що гроші до каси фізично не потрапляли. Отже, бухгалтерія не може ні оприбуткувати їх, ні видати під звіт. Тому в касовій книзі такі операції не повинні відображатися. І суди підтримують саме таку позицію, відмовляючи податківцям у стягненні штрафів з організації. Постанови 7 ААС від 20.12.2012 № А03-6142/2012; 3 ААС від 30.01.2013 № А33-15574/2012.

Із цього також випливає, що гроші, зняті з картки готівкою, не потрібно враховувати при розрахунку касового залишку на кінець дня.

ПРАВИЛО 4. Про «карткові» гроші працівник повинен звітувати

Працівник, на ім'я якого випущено картку, може розплачуватися з її допомогою за покупки або знімати готівку через банкомат. п. 2.5 Положення № 266-П. Гроші, які перебувають на рахунку корпоративної банківської картки, - це гроші, які працівник ще не отримав та якими він ще ніяк не скористався. Звітувати за них працівникові буде потрібно, тільки коли він або зніме з картки готівку, або що-небудь оплатить карткою.

Отримані через банкомат грошіпо суті схожа на гроші, видані працівникові під звіт. Адже насамперед це гроші організації. Зрозуміло, працівник не повинен після кожної покупки одразу бігти до бухгалтерії та писати звіт. Досить робити це раз на кілька днів – порядок має затвердити керівник організації. Сума, яку працівник може витратити, обмежена залишком грошей на корпоративній картці (якщо, звичайно, на карті не встановлений кредитний ліміт та не передбачена можливість овердрафту). Звернувшись до банку, організація може встановити додаткові обмеження кожної з карт.

ОБГОВОРЮЄМО З КЕРІВНИКОМ

Щоб контролювати витрачання грошей компанії,краще видати наказ про правила використання корпоративних банківських карток. У ньому важливо закріпити термін, протягом якого працівник зобов'язаний звітувати про гроші, витрачені за допомогою картки або зняті з неї.

Звіт працівник може складати або за уніфікованою формою № АТ-1, або за формою, яка самостійно розроблена вашою організацією. Наприклад, замість рядка «отримано аванс із каси» можна передбачити рядки «отримані гроші через банкомат за корпоративною карткою» та «використані гроші з корпоративної картки для безготівкових розрахунків».

Є думка, що коли працівник придбав щось для компанії, сплативши це карткою у безготівковому порядку,складати повноцінний авансовий звіт необов'язково. Безсумнівно, працівник все одно має подати до бухгалтерії підтверджуючі документи та терміни для цього також мають бути регламентовані керівництвом вашої організації (наприклад, у тому наказі). Тільки прикласти такі документи (чеки ККТ, накладні, товарні чеки) працівник може до службової записки.

Але треба сказати, що більшості бухгалтерів звичніше, коли всі звіти складаються формою № АТ-1. До того ж, назва «авансовий звіт» допоможе уникнути суперечок з інспекторами при перевірці правильності розрахунку податку на прибуток. Адже «датою здійснення» представницьких витрат, витрат на відрядження, утримання службового транспорту, інших подібних витрат вважається дата затвердження авансового звіту про витрачені працівником гроші. підп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Раз на місяць банк, як правило, надає організації звіт щодо кожної корпоративної картки. Отримавши його, можна перевірити повноту авансових звітів працівників. Найпростіше тим організаціям, у яких підключено інтернет-банк.

ПРАВИЛО 5. Якщо працівник не прозвітував за «карткові» гроші, їх можна утримати з його зарплати

Якщо працівник у встановлений у вашій організації термін не подав документи, що виправдовують витрати списаних з картки грошей, то за розпорядженням керівництва бухгалтерія може утримати їх із зарплати працівника. Те саме можна зробити, якщо співробітник витратив гроші не за призначенням, наприклад на якісь свої особисті цілі статті 238, 241 ТК РФ.

ПОПЕРЕДЖУЄМО ПРАЦІВНИКА

Не можна нікому повідомляти ПІН-код банківської картки.А якщо її вкрали або вона втрачена, треба якнайшвидше зателефонувати до банку, який видав картку, і заблокувати її.

Однак врахуйте, що одного наказу керівництва для такого утримання недостатньо. Потрібно довести розмір шкоди та вину працівника. Сума заподіяної організації шкоди може бути стягнута з працівника за розпорядженням керівника, якщо статті 238, , 246, 247, 248 ТК РФ:

• таке розпорядження зроблено не пізніше 1 місяця з дня встановлення організацією розміру заподіяної працівником шкоди;
• сума збитків не перевищує середній місячний заробіток працівника.

Якщо хоча б однієї з цих умов у вас не дотримується, утримання із зарплати працівника є незаконним.

З АВТОРИТЕТНИХ ДЖЕРЕЛ

Заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості

Відповідальність за витрачання коштів по корпоративній банківській карті в межах встановлених видаткових лімітів несе власник такої картки (тобто працівник, на ім'я якого вона випущена).

У разі відсутності документів, що підтверджують цільове використання корпоративної банківської картки, використана не за призначенням сума стягується з винного працівника відповідно до статей 238, 241 та 248 ТК РФ. Тобто потрібно:

• довести, що завдані організації збитки стали наслідком винних дій працівника;
• визначити суму цієї шкоди;
• дотриматися порядку стягнення таких збитків, передбачених Трудовим кодексом. Зокрема, це означає, що за розпорядженням роботодавця з нього можна стягнути шкоду тільки в межах середньомісячного заробітку”.

ПОПЕРЕДЖУЄМО КЕРІВНИКА

Не виключено, що працівник використовує гроші з корпоративної картки за призначенням.Щоб убезпечити фірму, краще обмежити можливість використання грошей на карті певним лімітом. Якщо такий ліміт буде меншим за середньомісячний заробіток працівника, стягнути з нього гроші, використані не за призначенням, буде простіше.

Врахуйте, що не завжди вийде за один раз стягнути з працівника суму завданих їм збитків, навіть якщо його розмір не перевищує середньомісячного заробітку працівника - власника картки. Адже в цьому випадку загальний розмір усіх утримань при кожній виплаті зарплати не може перевищувати 20%. ст. 138 ТК РФ. Причому граничний розмір утримань слід рахувати від суми, що залишилася після утримання ПДФО Лист МОЗсоцрозвитку від 16.11.2011 № 22-2-4852.

Щоправда, працівник може і добровільно відшкодувати завдані їм збитки, навіть якщо сума таких збитків більша за його середньомісячний заробіток.

Якщо ж працівник проти того, щоб із його зарплати щось утримували, ці гроші для вашої організації ще не втрачені. Можна звернутися до суду.

ПРАВИЛО 6. Безготівкові витрати працівника та зняття ним готівки проводимо за рахунок 71

Проводки, якими повинні відображатись операції з використанням корпоративної банківської картки, залежать від типу цієї картки. Вона буває:

• <или>дебетова - коли списання з карти за загальним правилом можливі лише межах наявних у ньому коштів;
• <или>кредитна - коли можна витрачати і гроші організації, що є на карті, та гроші банку, що надаються у рамках затвердженого кредитного ліміту.

Але й у тому й іншому випадку списання грошей із карти, що відбувається з ініціативи працівника (її власника), звичніше проводити через рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Згодні з цим і аудитори.

ОБМІН ДОСВІДОМ

Генеральний директор аудиторської фірми ТОВ «Вектор розвитку»

“Витрата коштів працівником із корпоративної банківської картки нормативними документами (включаючи План рахунків) спеціально не обумовлюється, але з економічному змісту - це підзвітні кошти. Тому практично організації використовують рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Дуже важливо, щоб саме той, хто виконував платежі по банківській карті або знімав з неї готівку, прозвітував за ці гроші.

Поки працівник не подасть авансовий звіт, за ним значатиметься дебетовий залишок на рахунку 71. При цьому не має значення, як витрачалися кошти з картки - шляхом оплати в магазинах або зняттям готівки.

Рахунок 73 "Розрахунки з персоналом за іншими операціями" менш логічно застосовувати для відображення витрачання грошей з корпоративної банківської картки. Адже його смислове навантаження дещо інше - на ньому, як правило, відбиваються разові операції, відмінні від регулярного витрачання коштів у рамках посадових обов'язків працівників (позики працівникам, компенсація матеріальних збитків, придбання путівок тощо)”.

Наведемо проведення за операціями по дебетовій карті (розглянемо на прикладі рублевих карт).

зміст операції	Дт	Кт
На дату поповнення карткового рахунку
Перераховано гроші з розрахункового рахунку на картковий		51 «Розрахункові рахунки»
На дату списання банком комісії
Банківська комісія, списана з рахунку картки, врахована як інша витрата	91-2 «Інші витрати»	55, субрахунок «Картковий рахунок»
У податковому обліку банківська комісія враховується як позареалізаційна витрата підп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ
На дату використання картки працівником (якщо в організації є оперативний доступ до даних про рух грошей на рахунках)*
З картки сплачені придбані працівником товари, роботи, послуги		55, субрахунок «Картковий рахунок»
З картки працівником знято готівку
На дату складання працівником звіту про витрачені суми
Працівник прозвітував за готівку, зняту з картки та витрачені на потреби організації, або за безготівкові витрати	26 "Загальногосподарські витрати" (60 "Розрахунки з постачальниками або підрядниками", 10 "Матеріали", 44 "Витрати на продаж" і т. д.)	71 «Розрахунки з підзвітними особами»
	19 «ПДВ з придбаних цінностей»

* Деякі організації роблять так. Коли працівники приносять до бухгалтерії звіти з доданими до них підтверджуючими документами, проводиться проведення за дебетом рахунку 71 та кредитом рахунку 57 «Переклади в дорозі». Коли з банку надходять щомісячні звіти за картками, оформляється проведення за дебетом рахунку 57 та кредитом рахунку 55.

Відбивати в обліку суми, за які працівник не прозвітував, треба так.

ОБМІН ДОСВІДОМ

Начальник відділу методології та внутрішнього аудиту ТОВ «ПРОДО Менеджмент»

Кошти, списані з банківського рахунку організації в результаті здійснення операції з використанням корпоративної банківської картки, вважаються виданими під звіт працівникові. Якщо він не подасть у строк, встановлений керівництвом організації, авансовий звіт із підтверджуючими документами, то треба зробити проведення по дебету рахунку 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей» та кредиту рахунку 71.

Коли організація встановить провину та суму шкоди, заподіяної працівником, треба зробити проведення за дебетом рахунку 73 та кредитом рахунку 94.

Після того, як гроші будуть утримані із зарплати працівника або внесені ним готівкою до каси, це треба відобразити за кредитом рахунка 73 та дебетом рахунку 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» або рахунка 50 «Каса».

Операції по кредитній карті за рахунок власних коштів відображаються так само, як і операції з дебетової картки. А операції з використання кредитного ліміту та повернення грошей банку відображатимуться в такий спосіб.

Гроші банку збільшують платіжний ліміт картки. Проте кредит вважається одержаним лише після того, як компанія скористається ним. Тобто після того, як з картки будуть списані (готівкою або безготівково) гроші за рахунок кредитного ліміту. Тому немає необхідності відображати в обліку отримання кредиту (робити проведення за рахунком 66 «Розрахунки за короткостроковими кредитами та позиками») відразу після встановлення банком кредитного ліміту.

зміст операції	Дт	Кт
На дату списання з картки коштів за рахунок кредитного ліміту з ініціативи працівника
З картки списано гроші, використані працівником на купівлю товарів, робіт, послуг	71 «Розрахунки з підзвітними особами»	55 «Спеціальні рахунки в банках», субрахунок «Картковий рахунок»
	55, субрахунок «Картковий рахунок»
На дату списання банком комісії за рахунок кредитного ліміту
З рахунку картки списано банківську комісію за рахунок кредитного ліміту	91-2 «Інші витрати»	55, субрахунок «Картковий рахунок»
	55, субрахунок «Картковий рахунок»	66 «Розрахунки за короткостроковими кредитами та позиками»
На дату поповнення кредитної картки та погашення використаного кредиту
З розрахункового рахунку на картковий перераховано гроші для погашення боргу за використаним кредитним лімітом	55, субрахунок «Картковий рахунок»	51 «Розрахункові рахунки»
	66 «Розрахунки за короткостроковими кредитами та позиками»	55, субрахунок «Картковий рахунок»
На дату нарахування банком процентів за користування кредитом
Нараховано відсотки за кредитом банку	91-2 «Інші витрати»	66 «Розрахунки за короткостроковими кредитами та позиками»
У податковому обліку відсотки за борговими зобов'язаннями будь-якого виду визнаються позареалізаційними витратами та підп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ. Однак враховуються вони в межах норм ст. 269, п. 8 ст. 270 НК РФ. Якщо сума відсотків, яку можна врахувати у податковому обліку, менша від їх нарахованої суми та організація має застосовувати ПБО 18/02, то треба відобразити постійне податкове зобов'язання (дебет рахунку 99 – кредит рахунку 68)

ПРАВИЛО 7. Якщо корпоративна картка - кредитна, з пільговим безвідсотковим періодом, то економію на відсотках рахувати не потрібно

Як правило, за кілька днів користування кредитними грошима, витраченими з такої картки, банк не бере жодних відсотків. Конкретні умови закріплюються у договорі із банком. У Податковому кодексі немає будь-яких правил оцінки матеріальної вигоди за безвідсотковими позиками. Тому навіть якщо така вигода в організації і є, з неї не треба платити податок на прибуток. Такої позиції дотримується Вищий арбітражний суд Постанова Президії ВАС від 03.08.2004 № 3009/04. Згоден з нею і Мінфін Лист Мінфіну від 18.04.2012 № 03-03-10/38.

Часто бухгалтери запитують, чи можна через корпоративну банківську картку переводити в готівку гроші для видачі зарплати працівникам. У принципі жодних обмежень для цього зараз немає. Головне – все правильно оформити:

• нехай працівник зніме гроші з картки, напише авансовий звіт та поверне до каси невитрачену суму;
• касир повинен виписати прибутковий ордер 0310001 п. 3.1 Положення, затв. ЦП 12.10.2011 № 373-П;
• у бухобліку на повернуті до каси гроші треба зробити проведення за дебетом рахунку 50 «Каса» та кредитом рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами».